Chatterとメールの使い分け方は？
Chatterを利用開始してから約2カ月後、ネクスウェイでは社内コミュニケーションの方法にルールを設定することとなった。ここで主なトピックとなったのは、Chatterとメールの使い分けだ。
ネクスウェイでは、業務上任意か必須かという軸と、緊急性があるかないかという軸で情報伝達の方法を考えたという。「まず業務上必須なことはメールで伝え、返信も必ずもらう。中でも緊急性の高いものは、直接口頭で伝える。逆に業務としては任意となる意見募集や情報収集といったコミュニケーションはChatterに集約しようというルールが定まった。また、商談内容は必ずSalesforce.comに入力、その内容をChatterでフィードに流すようにし、その顧客に感心のある営業担当者はほかの担当者がどのような動きをしているのかわかるようにした」と上田氏は説明する。
「このルールをもっと定着させなくては」と上田氏。Chatterで流れた情報に対しメールで返信したとしても、他の人はその流れが見えない。この使い分けが定着すると、Chatterもより使いやすく、わかりやすくなると上田氏は言う。
情報を可視化することで生まれる効果
すでにさまざまな場面でChatterを活用している上田氏に、Chatterを利用するメリットを聞いてみた。
「Salesforceに入力したことがフィードで流れてくるため、誰がどこでどのような商談をしているのかわかりやすくなった」と上田氏は話す。情報が見えやすくなることで、新たな効果も生まれている。例えば、解約しそうな顧客の情報が流れてきた時に、別の部署の営業担当者が「こちらの部署で手伝えることがあるかもしれないので商談に同行させてほしい」と打診し、チャンスが広がることもあるという。「顧客にとっても、別ルートからさまざまな営業が訪ねてくるよりも、窓口となる担当者が1人いる方がやりやすい」と上田氏。Chatterで営業の動きが見える化されることで、例えば顧客先で別の営業担当者と鉢合わせてしまうといったことは確実になくなるだろう。
「用意されたツールを使いこなす力を持っているかどうかは、ビジネスパーソンとしての力にもなる。逆にツールを使いこなせないことで仕事が効率化できない可能性もある」と上田氏。同氏の努力によるところも大きいが、ネクスウェイはChatterをうまく使いこなし、情報共有の活性化を成功させた企業と言えるだろう。
