学研ココファンは、ドリーム・アーツが提供する大企業向け業務デジタル化クラウドサービス「SmartDB」を導入し、2023年6月に旧システムからの移行を完了した。これにより業務帳票を約85％削減したという。ドリーム・アーツが発表した。
この導入で学研ココファンは、150以上もの申請を共通化・集約して25のアプリケーションにまで削減し、業務帳票を約85％削減した。また、柔軟な権限設定で共有先に応じた情報の閲覧制御ができ、スムーズな情報連携が可能になった。さらに組織変更や異動に伴うシステム対応にかかる時間が約80％短縮したという。
学研ココファンは、学研ホールディングスのグループ会社で、高齢者支援事業を展開する。これまで同社は、10年以上前に導入した国産の既存システムで業務を電子化していたが、類似業務でも会社ごとに複数の申請書を入力しなければならないことや、どこまで申請が進んでいるのか進展をが把握しにくいこと、ほかのシステムと連携する際にCSV形式のファイルを介してデータを手動で登録するしかないなどの課題を抱えていた。
また、現場業務の負荷に加えて本部でも各拠点の顧客入居率などの重要情報について、全国200以上の拠点からの膨大な報告内容を手作業で「Excel」に集計していた。帳票も全てExcelで管理しており、リアルタイムに情報資産を共有できず、経営に活用し切れていなかったという。
学研ココファンは、アナログな業務のデジタル化を実現するためのシステムについて、「グループ横断業務など複雑な業務フローを柔軟に実現できるワークフロー機能」「データ活用を最大化しシステム連携を容易にする豊富なAPI」「ノーコードで開発できる基盤」といった要件を掲げて製品を選定し、SmartDBを導入した。
現在はグループ全体で約1000人がSmartDBを利用しており、フロント業務の「入居実績報告」「デイサービス実績報告」「高齢者住宅の入居・退去申請」や、バックオフィス業務の「人事決裁業務」「リース品管理」など幅広い業務のデジタル化を推進している。今後は、さらに介護職員を含め3000人規模の利用を予定し、そのための環境整備を進めているという。
