日立ハイテクは、クラウドアーカイブソリューション「OpenText Core Archive for SAP Solution」を導入した。同ソリューションを提供するOpenTextが発表した。
今回の導入により、月間37.5万枚の納品書や請求書などの証憑類を電子化したという。これにより納品書／請求書の倉庫保管料の削減や業務効率化によるコスト削減に成功した。さらに柔軟な働き方や原本紛失の防止、セキュリティ強化などにもつながったという。
「OpenText Core Archive for SAP Solution」は、SAPおよび非SAPデータをコスト効率良く安全に管理するクラウドアーカイブソリューション。SAP S/4HANA Cloudとの親和性が高く、標準機能の範囲でSAP S/4HANA Cloudと一体となった添付伝票の管理ができる。また、SAP S/4HANA Cloud内で証憑の添付や検索等の操作を完結できる。さらにSAP S/4HANA Cloudのワークフローとも連動が可能で、シームレスに利用できる。
日立ハイテクは、社内証憑89種類のうち、最も枚数の多い納品書35万枚／月と請求書2.5万枚／月をペーパーレス化した。SAP S/4HANA Cloudの標準ワークフローに合わせて業務を整理することで、請求書の業務フローでは紙の支払依頼表を廃止し、さらに伝票と証憑をデジタルに連携することで社内管理文書も廃止できたという。
働き方改革では、電子化を実現したことにより、紙の書類を処理するためだけに出社する必要がなくなった。これにより、財務部門だけでなく、各部門の担当者や承認者が時間や場所にとらわれることなく証憑回覧を行えるようになったという。
従来、請求書は、支払依頼票とワンセットにして紙で回覧し、納品書も紙で回覧していた。財務部門の担当者は証憑を見ながらSAPに入力していたが、入力後の証憑を倉庫で保管していたため、システムとのひも付け作業も人手によるアナログ管理となっていた。
電子帳簿保存法（電帳法）については、紙の保管を前提とした業務プロセスから電子保管を前提とする業務プロセスに替えることで対応する。またペーパーレス化により、原本の紛失の心配がなくなり、ワークフローの活用で計上作業のヌケ・モレが防止された。さらに文書の持ち出しが不可能になり、セキュリティ強化につながっているという。
