長崎県庁は、「Microsoft 365」の運用支援ツール「AvePoint Cloud Governance」を導入した。コミュニケーションツールとして利用している「Microsoft Teams」の権限管理などを強化している。AvePoint Japanが3月12日に発表した。
長崎県庁では、現在4000人以上の職員が働いており、スマート県庁推進課を中⼼に⾏政DXを推進している。2016年にMicrosoft 365（当時の名称は「Office 365」）を導⼊し、2021年にTeamsの利用を開始した。これによって、職員間のコミュニケーションが活発になり、DXに関する情報発信チームが⾃律的に⽴ち上がるなどの成果が現れている。
その⼀⽅で、無秩序に増えた「チーム」（Teamsにおける複数ユーザーでの協働機能）や使用後に放置された“野良チーム”が問題になった。また、2000以上のチームのうち、半数近くが実際には使⽤されていないという状況や、外部者が参加できる状態になっていたチームがあったこともセキュリティ⾯での課題となった。さらに、毎年約1000人の⼈事異動が⾏われるたびに、⼿動でのシステムメンテナンスが必要となり、その準備に毎回約1週間もの時間を要していたという。これらの作業は⾼度な技術を要するため、担当できる職員が限られており、作業が属⼈的になっていた。
AvePoint Cloud Governanceについて、長崎県庁では、使いやすいユーザーインターフェースやチーム管理機能を備えている点を評価。他ソリューションと⽐較して低コストだったことも後押しになったとしている。AvePoint Cloud Governanceの導入により、⼈事異動時のチームメンバーの⾃動調整が可能になり、これまでの1週間の準備期間が不要になった。
また、チーム作成の申請プロセスを導⼊し、無⽤なチームの増加を防ぎながら、使われていないチームは⾃動でアーカイブや削除が⾏われるようになった。これにより、⾏政のデジタル化を⽀えるチーム運⽤がより効果的で安全になったとしている。
2023年7⽉にはAvePoint Cloud Governanceを活⽤したチーム申請／棚卸し機能が庁内にリリースされ、ログ機能を通じて監査ログの保持期間が90⽇から2年間に延⻑された。必要があれば無制限にログを保持することも可能という。これにより、組織のガバナンスが大幅に強化された。
長崎県 総務部 スマート県庁推進課 課⻑補佐 横⼭誉治氏は、AvePoint Cloud Governanceの導入によってセキュリティの確保が容易になったため、Teamsのゲストアカウントを許可することも検討していると話す。まずは⻑崎県内の21市町向けに開放し、そこで問題がなければ事業者や他の都道府県も対象に検証していきたいとの考えを示した。
