しかし重要なのは、テレワーク環境構築の課題に、どのような対応ができたかということではないでしょうか。企業を取り巻く状況は刻々と変化し、予測することは困難です。しかしながら、そのような状況でも、社会の変化に対しては、スピードある対応が求められます。しかも、コストを十分にかけられない中で意思決定し、社内に浸透させなければなりません。今回の緊急事態宣言下において、自社の対応はどうだったのか。今一度、振り返る必要があると思います。
このレポートは、ひとり情シス・ワーキンググループのメンバーでもある中堅企業のひとり情シスが、社内でテレワークへの移行を決めた日から実現までの30日間のドキュメンタリーです。自社との比較や参考にして頂ければと思います。
1. コロナ禍がもたらしたテレワーク環境への強制移行
2020年冬に突如世界を襲った新型コロナウイルス感染症の猛威により、日本国内においても感染者数が日々増加傾向となり、行動制限が徐々に厳しさを増していきました。社内の情報システムを一手に引き受けている身としては、自社でも本格的なテレワークへの移行がいずれ求められていくであろうことを予感しながら、日々どのような情報システム整備を実施しておくべきか、ということに思考を巡らせていました。その矢先、会社の経営会議にて、「全面的にテレワーク環境へ移行する」という決定がされ、急ピッチで本格的なテレワーク環境整備と社員への周知、環境移行が必要になりました。
図１：急激な社会環境の変化
2. 自社における実現可能なテレワークとは
テレワークへの全面移行を検討していく上で、実現手段を考える前に、まずは業務のテレワーク移行の難易度、難しい場合の要因の洗い出しを実施しました。大まかに、部署ごとの業務イメージを作成し、テレワークの環境でも遂行が可能な業務、テレワーク環境下では実施が難しい業務という区分けで大きく仕分けを行い、それぞれについて対策を検討していきました。
例えば、開発や企画業務を担当しているチームの場合、基本的には開発に必要となるリソースへのアクセスさえできれば、どこにいても業務を行うことは可能です。そのため、真っ先にネットワーク環境の整備方法についての検討を始めました。
営業担当の場合は、元々外出中心の業務であったことから、テレワークへの移行後も、業務の遂行にほぼ影響が出ないことが分かりました。しかし、これを機に、全社員で一貫したセキュリティ対策が取れるように、業務アプリの利用形態について見直しを図り、営業担当にも適用することにしました。
比較的容易にテレワークへの移行が可能な部署がある一方で、管理部門である経理や総務などは、紙の契約書や請求書の処理業務が多く、テレワークへの完全移行は難しいことが分かりました。そのため、部門全体での出社比率を抑えていく方向に舵を取ることにしました。具体的には、現在の業務ツールを活用することで在宅でもできる仕事、出社しないとできない仕事に区分けしてもらい、社員ごとに出社の日を決めてもらうなどの協力をお願いしました。
他にも、自社でコールセンターでもあるサポート部門を運営していたことから、サポート部門の業務をテレワーク下でどう維持するか、一時的なセンター閉鎖も含めて対応を検討しました。
図２：業務の仕分け
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