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従来のファイル・情報管理から脱却した企業に学ぶ、デジタル企業の情報改善策 ~散在する「情報コンテンツ」の最適な収集・共有・活用とは~

ZDNet Japan Ad Special

2015-11-19 11:00

[PR]あらゆるものがデジタル化へとシフトする中、企業で管理・活用されるデジタル情報やコンテンツも増加の一途を辿っている。

従来型のファイル管理の限界

 あらゆるものがデジタル化へとシフトする中、企業で管理・活用されるデジタル情報やコンテンツも増加の一途を辿っている。情報の種類も文書、画像、動画、メール、音声等、多種多様となってきているが、未だに共有すべき情報、保護すべき情報、有益な情報、無駄な情報など、適切に管理されていない状況が多く見られる。そのため、ファイルサーバーに代表される従来のファイル管理の仕組みでは、多種多様で溢れかえった情報を効率的に管理することは難しくなってきている。

 いまでも多くの企業が利用しているファイルサーバーだが、利用を続けていくに つれ、様々な問題点が取り立たされている。


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 企業にとっては、生産性とガバナンスのどちらが欠けても、業務上多くの課題を抱えることになる。つまり、双方のバランスが取れた情報管理の改善策が求められるのだ。

 ここで、従来のファイル管理状況をいち早く打開し、効果的な情報・コンテンツ活用を実践している企業を紹介しよう。

【実例紹介】部門ファイルサーバーやグループウェアで肥大化し続けるシステム

 国内外に複数の工場や拠点を持つ大手製造企業A社では、経営情報のみ全社統合していたものの、開発や生産、購買部門など業務で日々扱う情報やコンテンツには共通の基盤がなく、同じファイルが複数のサーバーに散在し、情報ソースが肥大化を続ける一方であった。また、各拠点や部門で利用しやすいように個別最適でシステム機能を拡張し続けた結果、情報管理の規定や保管ルールがバラバラに異なってしまったという。日常的な課題を抱えながらも運用していたが、自然災害をきっかけにBCP(事業継続計画)対策に乗り出すことを決断。まず、各拠点や部門のグループウェアやファイルサーバー内の情報や業務フローを整理し、過去のデータをどのように移行していくかという点も踏まえ、検討を開始した。

多種多様な情報をどう管理していくべきか?

 同社が取り組んだのは、まず情報やドキュメント類に対する分類を全社で統一し、分類毎に管理方法を標準化することだった。例えば、ISO文書には、文書単位の承認や配布記録の管理など、ISOの指摘事項に対応するように求められる。こうした特有の文書管理ルールを設定したり、コンテンツ分類によって全社員に公開するもの、部門内のみといった区分を全社レベルで規定した。各部門からの個別要件は、全社統制とのバランスで調整を行い、時には取捨選択も必要であったが、プロジェクトチームの結集力とコンテンツ統合基盤としてエンタープライズコンテンツ管理(ECM)を採用することにより、情報サイロは解消され、適材適所に再配置されたのだ。

一元化によるガバナンスの強化と業務横断型の情報共有

 同社では、当初のきっかけとなったBCPの観点から分散システムを統合し、データセンターでの運用体制に切り替えることで安全性とバックアップを強化させた。また、従来実現できなかったコンテンツ・ファイル単位でのアクセス管理や詳細な監査履歴トラッキングすることで不正抑止にも貢献。企業や組織のポリシーに従った、きめの細かいコンテンツの収集や分類が可能となり、内部統制やコンプライアンス、リスク対応の面を強化している。 さらに、情報の一元化によって、複数部門が関わる業務プロセスであっても、同じ情報や書類を即座に共有できることから情報検索・活用が大幅に向上。手戻りがなく、常に最新の情報を業務で使うことができるため、生産性向上にも役立っているという。

 企業によっては、「ファイルサーバーに蓄積された古いファイルをどうにかしたい」、「いまだに紙ベースの処理で非効率」など、様々な課題を抱えていると思われるが、オープンテキストが提供するエンタープライズコンテンツ管理では、企業のニーズや目的に合わせて、古いファイルを効率的に退避させるアーカイブから、セキュアにファイル共有を実現するソリューションまで様々な活用シナリオを用意している。

 これからのデジタル社会に向けて、社内の情報資産に対する整理と活用をいま一度見直す時期に来ているのではないだろうか。


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