Notes移行には目的を持つことが不可欠
「Notesの移行だけを考えてしまう企業はなかなか着手できず、ずるずる使い続けるケースが多い」と指摘するのは、ドリーム・アーツの営業統括本部でマーケティング部の副部長を務めるヒロシ山本氏だ。
「移行が目的のNotes移行は成功しない」と注意を促すドリーム・アーツのヒロシ山本氏山本氏は、Notes移行で成功したプロジェクトの多くは、「目的を明確に持っていた」という。先の事例も、事業の再編を期にグループポータルを立てて求心力を高めたいという目的があったという。そのほか、「上場を迎えるため」あるいは「海外拠点とのコミュニケーションのため」など、目的は何でもいい。
また、次世代のコラボレーションとして、まずはウェブ化してポータルを導入しようと考える傾向が強いという。企業のグループ化などで、本来生まれるはずの仕事のシナジー効果が生まれにくくなっていることから、ポータルを通してグループ全体のベクトルを示すことが重要になりつつあるからだ。
「経営層には、全国に分散した社員に一律のメッセージを届けたいとか、社員同士の関係が希薄化した今こそ社内報のコンテンツを掲載することで理解を深めたいといった思いがある。情報をやり取りするための窓をひとつの顔で用意し、全社員が双方向で伝え合うことの必要性を感じている」（山本氏）
ウェブの世界は優れたアプリケーションが次々と生まれつつあり、それらを有機的に結びつけながら使っていこうとする方向に時代が変化している。Notesのようないわゆる「全部入り」の基盤の場合、必要な機能を迅速に補えないことも起こりえるだろう。フロントには、ひとつに統合されたウェブのインターフェースがあり、コミュニケーション、コラボレーション、DBといった形で必要なコンポーネントを有機的に選択できるようにしておくべきというのがドリーム・アーツの主張だ。
協働・共創的な時間の創出が勝負
そして、「開発生産性もこれからのコラボレーション基盤には不可欠な要素」という森本氏は、「人と人が有機的につながるコミュニケーションのための道具であるためには、ある程度は部門に権限を委譲できる自由度があり、有益な機能を自由に取り入れられる柔軟性が重要」と言う。
非連続かつ不透明な現代のビジネス環境では、非定型で付随的な業務の増大によって本来利益を上げるためのビジネスのパフォーマンスが大きく低下している。そのため、いかに複数の部署の社員が連携し、臨機応変に協働・共創的な時間を与えられるかが、今後のコラボレーション基盤を考える上で重要になるという。
