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30年以上の歴史を持つDXプラットフォーム
現場の働き方改革を加速させる
「HCL Notes/Domino」

コロナ禍の問題を解決するユーザー事例

 ここまで、Notes/Dominoが企業の業務DX基盤として適しているということを主に機能面から解説してきた。では実際に、ビジネスの現場ではどのような形で業務改革ができるのか。いくつかのユーザー事例を紹介していく。

 フードサービスを提供するエームサービスは、基幹システムへの伝票データ入力業務を完全オンライン化する取り組みの一環として、Notes/Dominoを活用している。全国のオフィスや工場等で給食事業を展開するなかで、食材の仕入れ時などに発生する様々な伝票データの取り込みをほぼオンライン化して伝票管理を効率化しているが、一部の地域においては紙伝票での運用が残っている。

 その問題を解決するため、オフライン伝票データの入力を効率化する仕組みをNotes/Dominoで構築し、現在検証している。まず、紙の伝票を現場のスタッフがスマホやスキャナで取り込み、スキャン送信して電子化。それを専用データベース(DB)に投稿する仕組みをDomino上に開発した。さらにそこから、電子化された伝票データをAI-OCRとRPAを通じて基幹システムにデータを入力する仕組みを構築して処理を自動化し、業務改善に繋げている。

 他にも直近のDX実践事例としては、顧客からの発注をFAXで受信しているある流通業の会社では、このコロナ禍でFAX受信を電子化し、わずか2週間でテレワーク環境を構築したという事例もある。その際に、FAXを受信するというフロー自体は残し、受信したFAXを電子化してNotesにためて、関係者に一斉通知するような形に社内のプロセスを変えた。

 顧客とのやり取りはそのままに、従業員のFAX確認のための出社をなくすとともに、担当者が紙ベースで直線的にやり取りしていたものを電子的に一斉通知できるようにしたことでワークフローの改善につながり、業務の効率化も達成している。

中小企業の“ひとり情シス環境”を支える基盤に

 これらは大企業における事例であるが、中小企業においてもNotes/DominoはDX基盤として有効に活用できる。それを象徴するのが、広瀬化学薬品の事例である。同社は従業員数100名超の薬品商社であるが、いわゆる“ひとり情シス”状態でシステムを管理している。Notes/Dominoを基盤とすることで、メールから業務アプリケーション、Windowsの端末管理、さらにはセキュリティ対策までを含めた単一の管理が可能になり、ひとり情シスでも対応できるのだという。

 また、薬事法対応という業界固有の課題にも、Dominoで独自の受発注の仕組みを構築して対応している。現在は、長年活用しているNotesアプリをNomadによってiPadで使えるようにするなど、システム基盤としてNotes/Dominoを継続的に有効活用しているという。

広瀬化学薬品 薬事関係受領確認システム
広瀬化学薬品 薬事関係受領確認システム
その他 業務改善事例集の表
その他 業務改善事例集の表

 各社の事例が示す通り、企業の規模を問わずこれらの業務効率化アプリケーションを簡単に開発することができるのがNotes/Dominoの強みである。国内企業のIT化を妨げている一因といわれるFAXの受発注にしても、顧客に業務プロセスの変更を強いることもなく自社現場の業務改善を実現することができ、業種ごとに個別の対応が求められる法令や法令変更にも、柔軟に対応できる。「デジタルでペインポイントを手当てできる、あったら楽になるというところを補完できるのがNotes/Dominoなのです」(臼井氏)

既存ユーザーに対する充実したサポート

 最後に、継続してNotes/Dominoを活用していくにあたってのサポート状況について紹介する。まず大前提として、製品のサポートはHCLが責任をもって行うようになっている。さらに、バージョンアップする際の敷居も低いと臼井氏は強調する。「かつてはアプリケーションの互換性が低いこともありましたが、今は全くそのようなことはありません。コストも手間もかからずに、簡単に移行できます」(臼井氏)

 またHCLでは、バージョンアップの際にこれまで作ってきたNotesアプリケーション資産を棚卸して、必要なものだけを継承していくための可視化ツールを用意している。自由に開発ができるということは、使わないものも多く開発されるということでもあり、放っておくと利用を継続するとともに、Notesアプリケーションやデータベースがどんどん増えていってしまう。そこでバージョンアップの際に、昔の資産も必要性を見直したうえで、今の形に合うように整理して使い続けることができるように、HCLは支援を行っている。

DX基盤として新規導入も有効である理由

 もちろん、新規にNotes/Dominoを新たなDX基盤として採用することも有効である。技術的に、新たにDomino環境を構築するのは容易であると松浦氏はいう。

 「まず今後のクラウドシフトへの対応という部分で、Dominoは最先端のアーキテクチャーであるDockerで動くので実行場所を問わずに展開できます。また導入しやすさという意味では、Nomadという専用のモバイルアプリが提供されているためスマホやタブレットへオフライン対応の自社開発アプリケーションの展開が非常に楽にできます」(松浦氏)

 ただし、1つや2つのワークフローやアプリケーションを作るための単なるシステム開発基盤として採用するのでは本来のポテンシャルは引き出せないというのが、HCLの見解である。「DX時代に、これから現場でどんどんアプリケーションを開発して業務を効率化させていくという使い方であれば、運用段階での管理やライセンスコストという効果も含めてNotes/Dominoは最適な基盤になると断言します」(松浦氏)

資産を有効活用してDXジャーニーの最短ルートを

 20年前に作ったアプリケーションが今もなお活用でき、最新のモバイルでも動く――。これは、Notes/Dominoだからこそ実現できる話である。そしてそれは決して古いIT資産に引きずられているということではない。これまで大切に使ってきた仕組みを現状に合うような形で引き継ぎつつ、新しい時代に合わせたアプリケーションを追加して業務改善を進めていくことができるという、自然な形のトランスフォーメーションを実現するものである。

 Notes/Dominoはイメージとしては古いものとみられがちだが、実際はクラウドシフトも済み、中身はレガシーではない。HCLブランドとなり、バージョンアップもサポートも拡充され、安心して使える環境も整った。DXに対峙するITユーザーは、Notes/Dominoに対する認識をアップデートさせて、DXジャーニーを進んでいくための最短ルートを検討してみるべきである。

提供:株式会社エイチシーエル・ジャパン
[PR]企画・制作 朝日インタラクティブ株式会社 営業部  掲載内容有効期限:2021年9月30日
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