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特集まとめ:高まるCISOの重要性

DX投資促進税制創設。遵法・安全・統制の文書管理とコラボレーションでDXを実現するECMソリューション

文書を安全にシームレスに扱える「デジタルワークスペース」

 OpenText ECMソリューションでは、遵法・安全・統制といった「守り」の面だけでなく、データ共有によるコラボレーションという面でも優位性を持つ。コラボレーションの機能では、タスクやマイルストーンに対して文書のコンテンツが関連づけられ、文書ができる過程を議論するディスカッションも付与される。しかも、ワークスペースにはSalesforceやSAP、Teams、Office365など、組織内で利用するアプリケーションからアクセスできるようなインターフェースが用意されている。

 「コンセプトは、『Content in Context』です。仕事のプロセスの流れにインターフェースを埋め込んでいます。ここまで実現できているECM ソリューションは類を見ないのではないかと自負しております。文書の一元管理は面倒かと思いますが、簡単にしっかり管理できるのがOpenText ECMソリューションの競合優位性のひとつです」(西野氏)

各部門で普段使っているツールからシームレスにOpenText CSPのワークスペースを利用可能
各部門で普段使っているツールからシームレスにOpenText ECMソリューションのワークスペースを利用可能

サイロ化していた文書管理を解消したKDDI

 オープンテキストが提供するECMソリューションの中核製品である「OpenText Content Suite Platform(CSP)」の事例として西野氏は、KDDIのソリューション推進本部のケースを紹介した。およそ1,300名のSEが所属し、プロジェクトごと仕様書や契約書、成果物を一元管理する基盤として導入。従来はファイルサーバーでプロジェクトやグループごとに異なるルールで運用され、サイロ化していたため、最新の文書を見つけるのに時間がかかったり、文書の共有ができなかったり、文書取り扱い承認のルールが適用されないなどの課題があった。

 「OpenText CSPを導入して、文書のプロセスを標準化して一元管理するようになって、共有が可能になり、プロセス漏れも発見できるようになりました。取り扱う文書の種類も段階を追って増え、コンテンツが増えていきました。すべてを一度に行うのは大変ですので、段階的にガバナンスを実現したベストプラクティスと言えます」(西野氏)

 DXの実現には、合理的な仕組みを全社で導入し、全体最適を目指すべきである。その要となるのが、構造化されていないにもかかわらずメンバーが多くの時間を費やす文書管理の一元化だ。さまざまな部門で扱うあらゆる文書を、遵法・安全・統制の要件を満たしながら一元管理していくプラットフォームを導入すれば、やがて部門を横断して活用し、全体最適につなげることができるだろう。

 一気に全体を変更することは困難だが、DX投資促進税制の期限を睨みつつ、優先度の高いところから文書管理を始めて、徐々に全体に広げてみてはどうだろうか。

製品お問い合わせ先

オープンテキスト株式会社 https://www.opentext.jp/
TEL:03-4560-7705
Mail:sales-jp@opentext.com

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提供:オープンテキスト株式会社
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