業務でのスマートデバイスの活用や、「BYOD」による新たなワークスタイルのメリットを享受して業務効率を上げたいと考える企業が増えている。一方で、利用ポリシーの見直しや、セキュリティ上検討すべきことも多く、利用したいという現場のリクエストに反し、なかなか導入が進まないといった状況も起こっている。よりシンプルにスマートデバイスの潜在能力を引き出し、仕事の中で生かしていくためには、どのような方針で導入を検討すればよいのだろうか。
加速するスマートデバイスの普及
iPhoneやiPad、そしてAndroidフォン、Androidタブレットといったデバイスが、急速な勢いで我々の生活に溶け込みつつある。移動中の電車内や外出先のちょっとした休憩時に、こうしたデバイスを使ってメールを読み書きしたり、情報を検索したりといった人を見かけることも珍しいことではなくなった。
実際に自分でこれらのデバイスを利用し、その操作性や可搬性の良さ、情報へのアクセスの簡単さといったメリットを実感できるようになると「これを仕事でも、もっと活用したい」と考えるのは自然なことだ。実際に、既に先進的な企業では、これらのスマートデバイスを業務向けの端末として社内に配布し、システム利用率や業務効率の向上といった成果を得ている事例も出ている。
さらに進んだ取り組みとして、近年「BYOD（Bring your own device）」という言葉も聞くようになった。BYODは、その言葉が示すとおり、従業員が個人的に所有しているデバイスを業務のために職場へと持ち込んで利用するという形態だ。従来の「業務のためのパソコンや携帯電話には、会社から支給されたものを使う」というスタイルを一変させる考え方として注目を集めている。
このBYODは、会社と従業員の双方にメリットがあるとされている。従業員側にとっては、常に個人で持ち歩いている使い慣れたデバイスを仕事に利用できる点で、時間やオフィスの場所に縛られず、効率良く業務が行える環境が実現できる。また、会社側にとっては、支給用の端末を都度用意するコストが削減できるほか、予期しない大規模な災害や事故などが発生した場合に備える業務継続施策の一環という観点でも、BYODを検討する動きがあるようだ。
BYOD導入の敷居を上げている「検討事項」
しかし、BYODの導入にあたっては、こうしたメリットだけでなく、それに伴って発生するリスクも当然検討しなければならない。容易に想像できるのは、個人のデバイスが業務上のデータにアクセスすることで生まれる情報セキュリティ上のリスクだ。
「個人のデバイスに対しては社内のどんな情報へのアクセスを許可すべきか」「そのための認証方法はどうするか」「ネットワークの構成はどうするか」「検疫ネットワークは設けるべきか」「それぞれが利用している多様なデバイスへの対応は可能か」…少し考えを巡らせるだけでも、さまざまな検討事項が思い浮かび、暗澹とした気分になってしまう管理者も多いのではないだろうか。スマートデバイスの端末としての有用性を理解している人が増えつつある中で、その業務への活用やBYODの展開が進まない理由のひとつは、こうした部分にもあるのではないだろうか。
業務へのスマートデバイスの導入、BYODの展開を考える場合には、いくつかの方策が考えられる。ひとつは、既存の会社支給のPCなどと同じように、スマートデバイスから社内システムに直接アクセスできるようにしてしまう方法だ。もちろん、完全にオープンにしてしまうのはセキュリティ上、現実的ではない。そのため、各デバイスごとにシステムへのアクセス権限やデータの持ち出し権限などを考慮して、設定を行っておく必要があり、かなりの手間やコストを費やす必要がある。
もうひとつの方法は、一部の業務のための機能を完全に切り分けて社外に出してしまい、その部分だけ、社外や個人のデバイスからもアクセス可能とする方法だ。いわゆる「パブリッククラウド（SaaS）」の活用はこれにあたる。実際に、メールやグループスケジューラーといった部分のみを、SaaSプロバイダーが提供するサービスに切り替えて活用している企業も多く、それなりに実績もあるやり方だ。ただし、この場合も、既に社内で稼働しているシステムからの移行や、アカウントが分散してしまうことによる管理の手間などは発生する。さらに、ユーザーが個人の端末に取り込んだデータの管理（流出対策）などをどうするかといった課題も残る。
ここまでの方法を見て「もっと簡単に実現できないものだろうか」と感じた管理者の方もいるだろう。そういう方には、ぜひ「もうひとつの選択肢」も検討してほしい。ソリトンシステムズが提供する「ＤＭＥ（Dynamic Mobile Exchange）」は、既存の社内システムを最大限に生かしつつ、スマートデバイスによるBYOD導入を、よりシンプルに実現するソリューションとなっている。
