ワークフローツール、中小企業では半数以上が「必要性を感じない」と回答、大企業との差が浮き彫りに

株式会社リクルートマーケティングパートナーズ 2014年04月22日

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株式会社リクルートマーケティングパートナーズ(本社:東京都千代田区 代表取締役社長:冨塚 優)が運営する、IT製品情報を掲載する無料会員制サイト『キーマンズネット』( (リンク ») )は、IT製品の導入状況や製品の選定ポイント、IT担当者の関心事がわかるコーナー「IT担当者300人に聞きました」を公開しています。ワークフローツールの導入状況や導入目的、満足度など、企業でのワークフローツール利用状況を把握するための質問から、中小企業と大企業の間でツール利用率に大きな乖離があることや、ワークフローツール導入時に重視しているポイントなどが明らかになりましたので、結果の一部をお知らせします。

▼「ワークフローツールの利用状況(2014年)」記事はこちらから
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■中小企業では半数以上が「必要性を感じない」と回答、大企業との差が浮き彫りに
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●ワークフローツールの導入状況(全体)

「既に導入済みである(追加・リプレイス検討なし)」40.9%
「既に導入済みである(追加・リプレイスあり)」5.3%
「新規で導入を検討している」4.3%
「必要性を感じるが導入は検討しない」18.6%
「必要性を感じない」31.0%

この結果を従業員規模別に見てみると、100名以下の中小企業では導入済みが20.9%に留まっているのに対して1001名以上の大企業では54.8%が既に導入済みとなっていた。また「必要性を感じない」と回答した割合が中小企業では56.7%と半数以上を占めており、ワークフローツールが従業員数の少ない企業ではあまり必要とされていない現状が見て取れる結果となった。

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■導入目的は「業務効率化」、経費精算や稟議書類、勤怠管理などに利用される傾向
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●導入目的(導入済み)

「業務の効率化」66.9%
「文書の電子化(ペーパーレス化)」66.9%
「手続きの迅速化」45.1%
「紙文書の紛失・滞留の防止」29.6%
「作業証跡の保管」21.8%
「データの一元化」19.0%

●利用方法(導入済み)

「経費・旅費精算管理」58.6%
「稟議書類管理」56.6%
「勤怠管理」49.0%
「報告書処理業務」31.7%
「人事業務」29.0%

導入目的に関しては、主に上長や他部門に対して行われる稟議・申請手続きをシステム化することで申請作業の効率化を目指すワークフローツールの基本的な使い方が挙げられている。これらは当然の使い方だが、一方で「作業証跡の保管」や「データの一元管理」など重要情報のセキュリティ強化の面でもメリットを感じて導入するケースも少なくないようだ。また企業ごとに運用が大きく異なる稟議申請や勤怠管理などの場合は、承認フローが複雑・煩雑になっているケースが少なくない。そのような時、これまでの運用を整理して効率的な申請業務設計を支援してくれるワークフローツールが活用されている様子が見て取れる。

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■導入後の課題、「カスタマイズが容易でない」など環境変化へ対応の難しさが挙がる
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●導入後に感じている課題(導入済み)

「自社に合ったカスタマイズが容易でない」28.3%
「他製品へのリプレイスが容易でない」23.6%
「組織変更にともなう設定変更が容易でない」22.0%
「既存アプリケーションとの親和性が低い」22.0%
「スマートデバイスに対応していない」16.5%

ワークフローはそれぞれの組織の中で最適化された、独自のフォーマットに則った様々な書類や帳票を取り扱うことになるため、企業ごとに承認ルートは千差万別であり、関連システムへのデータの受け渡し方も企業によって様々だ。そのため、例えば人事異動や組織の統廃合が起きた場合でもその時々に最適化されたワークフローを設計しなければならず、カスタマイズが容易であることや既存アプリケーションとの親和性が高いことなどは非常に重要な点だと言える。そのような背景から多様な組織体制に対応できるよう多くのテンプレートを用意し、特別なカスタマイズを極力しないような設計をしているベンダも少なくない。また昨今ではオフィスに留まらずに社外からでも仕事ができる環境が整備されつつあり、スマートデバイスからの申請処理に対応していく必要性も出てくるだろう。ワークフローツールの検討時には活用イメージと将来の拡張性を鑑みた選定が重要だ。

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<アンケート概要>
○調査期間:2014年2月12日~2月27日
○有効回答数:323
○調査対象:キーマンズネット会員

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