ＩＴストラテジストにて社労士の野田宏明先生のコラム「氏名等の外字における行政の取り扱いについて」が公開

鈴与シンワートはＩＴストラテジストにて社労士の野田宏明先生のコラム「氏名等の外字における行政の取り扱いについて」を公開しました。

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　人事総務部の方々にとって厄介なものの一つに、氏名の外字があります。従業員数が多い会社になれば、必ずと言っていい程、この外字の管理を人事システム上でどうするのかが課題になっています。ご存知の通り、氏名における外字というのは大変多く存在しています。代表的なところでは、“はしご高”、“立つ崎”といったところでしょう。これら一般的に登場する漢字でさえも、いわゆる外字の扱いになるのです。

　氏名の漢字ですので正確に管理したいところですが、パソコンで扱える漢字にも当然ながら制限があり、個別に漢字のフォントを作成すると、他のパソコンでは表示できないといった問題が起きる可能性があります。
　以前であれば人事給与システムは閉じたシステムが多かったので、外字を作成していても人事総務部内で運用していればよく、それほど問題にはなりませんでした。しかし、最近はオープンな社内システムとして各種業務に活用されるケースがほとんどです。人事総務部のパソコンしか表示できない外字では都合が悪いのです。

　また、社会保険関係など行政側でも外字に対する扱いが異なります。紙による手続きか電子データによる手続きかによっても扱いや対応方法が異なってきます。いくら一般的に存在していて、通常のパソコンであれば表示できる“はしご高”でも、電子データによる申請では行政側でエラーとしてはじかれてしまうのです。この辺りを踏まえると、管理として非常にややこしくなってしまいます。

　私自信、手続きに関係する部分については、社会保険労務士として問い合わせの多い事項です。ということで、今回はこの手続きに関する部分を少し整理してみようと思います。人事総務部門はもちろん、人事システム構築の担当者などにも、ご参考になればと思います。

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