送付されて困るメールをシステム的になくすには？~社内のみならずお客様に迷惑をかけていませんか？~

ディーアイエスソリューション株式会社（本社：東京都品川区、取締役社長　小川 仁司、以下：DSol）は吉政忠志氏のオンラインストレージ／ファイル転送コラム「送付されて困るメールをシステム的になくすには？~社内のみならずお客様に迷惑をかけていませんか？~」を公開しました。

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今回は送付されて困るメールの防止方法について書きます。といってもメールの書き方について書きません。その手の話はこのコラムの読者の皆様には釈迦に説法のように思えるからです。書き方ではなく、私の得意分野であるシステム面での防止方法をご紹介したいと思います。

では、そもそもシステム的なお話しで、送られて困るメールとはなんでしょうか？

筆頭にあげるのは、大容量の添付ファイルです。社内で仕事をしていると気が付きにくいですが、社外で仕事をしていると、モバイル回線経由で数MBになるファイルを受け取ることがあります。その際にとっても時間を有することがあります。メールの環境によっては、その大きなファイルが添付されているメールをダウンロードするまで、他のメールを見ることができないシステムもあります。他の件で急いでいるときにそのようなメールを受け取るととても迷惑に感じます。

この大容量を受け取る方がお客様でしたら、いかがでしょうか？しかも忙しい方はキーマンであることが多いので、お客様のキーマンであるほど、悪い印象を与えてしまうように思えます。キーマンに悪い印象を与えればビジネスもうまくいかなくなります。

社員がお客様と電子メールでやりとりをする際に、CCにお客様の担当の上司を入れることが多いと思います。その電子メールの添付ファイルの容量が大きかった場合、CCで受け取ったお客様の担当者の上司は、貴社に対してよい印象を持たないと思います。担当者であれば自分の仕事に直結する内容ですので、多少我慢できると思いますが、CCで受け取ったほうは、参考程度の内容なので、いい印象を持たない可能性が高いと思います。

そこで、どのような方法で防止するかと言いますと、電子メールに連携したオンラインストレージを採用されることをお勧めします。利用者は電子メールに添付ファイルをつけて送信すると、自動的に添付ファイルがオンラインストレージに格納され、格納されたファイルへのURLリンクがもともとのメールに記載されて送付されます。これにより利用者は手間をかけずに相手方にファイルを添付せずに送付できます。受け取り側はファイルを受け取りたい時にダウンロードすればよいので、大きなファイルを送っても迷惑にはなりません。

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