グループウェア+ビジネスチャット=生産性向上! 組織の情報共有を劇的に改善する最強の組み合わせはコレだ!

情報共有の重要さは重々承知しながら、十分な対応ができている企業は少ない。1日数度しか見られないグループウェアの掲示板も、多人数でのやりとりが煩雑になりがちなメールも、社内からの統制がきかないコンシューマー向けチャットツールも、ビジネスの情報共有には力不足だ。必要なのは社内外を問わずに迅速な情報共有ができつつ、管理・統制も十分に行える場。それをグループウェア+ビジネスチャットという組み合わせで実現できると提案するのが、国産グループウェア「desknet's」シリーズで知られるネオジャパンだ。

「オフィシャルで静的な場」になったグループウェアの不足をチャットで補う

 ビジネスにおける情報共有の重要さは長く指摘され、グループウェアをはじめとするツールの利用も広く行われている。しかし、まだまだ不足していると指摘するのはネオジャパン マーケティング統括部 プロダクトマーケティング マネージャーの山田志貴氏だ。

山田志貴氏
ネオジャパン
マーケティング統括部
プロダクトマーケティング
マネージャーの山田 志貴氏

 「グループウェアは十分普及していると感じている方が多いかもしれませんが、実際の導入率は50%程度。クラウドが一般化したことで、最近はじめて導入した企業ではモバイルでの活用も進んでいますが、逆に長くグループウェアを利用してきた企業では、未だ社内での閉じた利用になっていることが多いです。また使われ方も限定的で、迅速な情報共有という目的は達成できていません」と山田氏。

 ネオジャパンは国産グループウェア「desknet's」シリーズの開発・販売を行っている。18年間に渡るグループウェアビジネスの中で日本企業と接してきて、その利用のされ方も十分知った上でのコメントだ。

 「社員がグループウェアを利用する頻度は、出社後と退勤前、昼休み後の1日3回程度であることが多いです。理由として、グループウェアは通達など会社側からの情報を得る場であり、業務上の連絡・情報共有はメールで行うもの、という考え方が主流だからです。社内SNSを導入する企業もありますが、コミュニケーションの場として定着するも『業務とは関係のない場所』としての認識も強く、業務の情報共有には使われにくいです」と山田氏は日本企業の現状を語る。

 この状況を改善するためにネオジャパンが行ったのが、オフィシャルな情報共有の場やビジネス基盤として活用しやすい日本企業向けグループウェア「desknet's NEO」の機能強化と、ビジネス利用に特化したチャット「ChatLuck」の提供だ。

柔軟さで幅広いニーズに応えるビジネスチャット「ChatLuck」

 「ChatLuck」は社内はもちろん、社外の関係者との連絡・情報共有にも利用できるチャットツールだ。権限を与えられた社員は外部関係者を含めたチャットルームを作成でき、そこで手軽なやりとりをはじめられる。

チャットルームのイメージ
チャットルームのイメージ

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 「飲食産業をはじめとするサービス業では、アルバイトとの連絡ツールとして利用されています。今はLINEで対応しているという例が多いのですが、LINEでは本社の情報システム部門からの統制がききませんし、店長の異動があればつながりの再構築が必要です。また友達とのやりとりをするツールが仕事でも使われることで、友達になりたくない人とも友達のような付き合いになってしまうというようなストレスもありました。ChatLuckなら、そうした問題が解決できます」と山田氏は語る。

 サービス業で「ChatLuck」を利用する場合、店舗ごとにチャットルームを用意し、各店舗の店長と、アルバイトやパートを招待する。また店長と本部、スーパーバイザー、出入りの配送業者といった、社内用のルームも用意できる。シフト調整や到着時間連絡といった業務連絡はここで手軽に行えるわけだ。一方、勤務時間外には通知を受けないという設定もできるためプライベートとの区分けはきちんとできる。

 店長の異動時にはチャットルームに新店長を招き、権限を委譲すればよい。アルバイトは組み込まれたチャットルーム以外を見ることはできないため、社内情報に触れることはない。新たなスタッフの追加、退職者の解除といった処理は店長が行えるため、情報処理部門の負担はなく、現場でもタイムラグなく利用しつづけられる。

 「サービス業では特にわかりやすく利用されていますが、一般企業の製造・開発部門から、小売サポート部門を持つメーカー、保護者との連携が必要な教育機関、頻繁な通院が必要な患者や在宅患者との連絡を行いたい医療機関まで、幅広い需要があります。社内のチームで行う業務はもちろん、外部の業者と連携してプロジェクトを進める場合にも活躍するツールです。」と山田氏。

取引先や外部スタッフとも安心して使える 取引先や外部スタッフとも安心して使える
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 さらに「ChatLuck」には、クラウド型だけでなくオンプレミスでの環境構築ができるという大きなメリットもある。情報を外部に委託することに不安や課題のある金融関係や自治体、社会インフラに関わる事業体などでも採用しやすい。コンシューマー向けツールのような手軽さがありながら、きちんと統制のかけられるツールとして利用できるのはポイントだろう。大容量ファイルの共有にも利用できるため、管理外の外部サービスを使われてしまう心配もない。

 「近年は働き方改革への取り組みも活発ですが、例えば在宅勤務を導入されているお客様からは、在席状態により自宅で業務を行っていることが自然と伝えられ、挨拶などのやりとりもチャットで気軽に行えるようになったこと、またビデオ会議で自宅から打合せに参加できるなど、より働きやすくなったとのお声をいただいています。」と山田氏は新しい働き方の実現に応えられるツールであることを強調した。

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