成功の秘訣は「頻繁なメール連絡の代替手段」としてのチャット利用
なぜ「desknet's NEO」というグループウェアを持つネオジャパンが、あえてチャットツールを独立させたのか。それはスムーズな導入と活用の定着を狙ったからだ。
「会社からの案内を得る場として社内に浸透しているグループウェアを、改めて業務コミュニケーションの中心として社員が常時利用するものに変えることは、大きなハードルがあります。そこで、今のグループウェアを置き換えることなく、メールの代替となる新たなツールとして社内に判りやすく展開いただけるよう、あえて別ツールとして独立させました。」と山田氏。
こうしたユーザーの意識までを計算に入れたものとして、山田氏は「ChatLuck」をコミュニケーション活性化のための場として設定するのではなく、あくまでも業務連絡ツール、いわばメールの代わりとして扱うことを勧めている。
「業務での活用が進んだ結果として、業務に直結しないコミュニケーション用のチャットルームもできるのはよいのですが、あくまでも基本は仕事上の情報共有です。社内SNSのようにコミュニケーションを主目的にしてしまうと、ビジネスツールとして定着しづらくなります。そしてすべてを置き換えてしまうのではなく、チャットで話し合ったことのまとめは社内ではグループウェアで共有するだとか、たまに連絡をとるような社外の人とはメールでやりとりするというような使い分けも必要でしょう」と山田氏は、使い方のコツを語った。
山田氏自身、約2年間利用したユーザーとして、上手にメールや社内掲示板と組み合わせて利用することで日常業務のスピードアップと適切な情報共有が両立できるようになったと感じるという。
メールでは簡単な内容でも文章を整える必要がある、大量のCCを行うことで煩雑になる、面倒なやりとりになると1往復に時間がかかる、といった課題がある。ここを簡単な応答ができる「ChatLuck」に置き換えることで効率化するのが目的だ。メールの排除やグループウェアからの脱却ではなく、社内SNSの代替手段でもないということを理解して利用するのが成功の鍵だろう。
日本企業に寄り添ったグループウェア「desknet's NEO」との最強組み合わせで守りの情シスから脱却！
そして、グループウェアと組み合わせて利用することが重要であるからには、グループウェアとチャットツールとの連携も重要だ。その点、ネオジャパンの提供する「desknet's NEO」と「ChatLuck」には十分な連携機能がある。
「desknet's NEOもChatLuckも、日本企業が利用するということを十分考えた作りになっています。日本的な企業文化や働き方の中で使うには海外製品では不都合な部分がいろいろとあります」と語った山田氏が指摘したのは、個人で動くことの多い海外と、チーム単位で動くことの多い日本の違いだ。
チーム一括の予定作成や、上長による部下の予定確認、留守中の人に来た連絡を周囲の人間が代理対応できる伝言機能など、日本企業では当たり前に必要とされる機能が個人主義の海外製品には存在しないことがある。そうした不便さを、日本のグループウェアメーカーとしてネオジャパンは改善してきた。
「desknet's NEOはチーム単位で動いたり、近くの人がサポートしたりといった日本の働き方をサポートすることを前提に作られています。また災害時等の安否確認機能のような日本企業に重宝される機能も盛り込んでいます。実はワークフローについても強化していて、自慢です。グループウェアのワークフロー機能というとオマケのような扱いとして見られることも多いですが、desknet's NEOの場合は業務のワークフロー電子化にしっかり貢献できる作りになっています」と山田氏。
高性能のワークフロー
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日本企業によりそってきたネオジャパンだからこそ提供できる、日本企業らしい働き方の中で使いやすいグループウェアという「desknet's NEO」に、その使われ方を十分把握した上で不足する機能をしっかり抽出して作られたチャットツール「ChatLuck」を組み合わせることで、企業は働きやすさを手に入れることができるはずだ。
「desknet's NEOとChatLuckを組み合わせた利用は、働き方を改革できるものです。ワークスタイル変革を他人事とせず、働き方というよりは"働かせ方"を考えてメールというものの使い方を考える時がきています。システムによってビジネスを変化させられるのが、この組み合わせです。情報システム部門は守りの部門などともいわれがちですが、desknet's NEOとChatLuckによってそこから脱却するチャンスです」と山田氏は強い口調で語ってくれた。
