セキュアだけではない。“生産性向上”につながる「働き方改革」とは

モバイル活用やテレワークは、ナレッジワーカーにおける「働き方改革」の代表例といえる。しかし、場所を問わず安全に仕事をすることができれば、それでよいというわけではないはずだ。ナレッジワーカーの働き方改革で目指すべきは、労働生産性を向上させることだ。それを実現するために、斬新なアプローチを取り入れたワークスペースプラットフォームが登場した。

目指すべきは、「一人一人の生産性」の改善

 労働人口の減少が進むと予測される上に、これまでの長時間労働の是正が急務となっている日本社会。多くの企業、そして政府も、人材不足への対策として「働き方改革」を重要視している。特に注目が集まるのは、これまでオフィスに縛られてきたナレッジワーカーの働き方改革だ。

 例えばモバイルを活用することで効率的な時間の使い方になり、また在宅勤務などテレワークを取り入れれば、働き場所の自由度を高めることができる。こうしたモバイルワークやテレワークを実現するには、利便性に加えてセキュリティやガバナンスが欠かせないことから、場所を問わず安全・安心に業務を行えるようにするための様々なソリューションが世に登場している。

 こうしたソリューションは、たしかに働き方改革の代表的な手法ではある。しかし、一歩進んで、ナレッジワーカーの「生産性」を改善させることこそ重要だ。例えば、近年ではハッカー文化から広まった「ライフハック」と呼ばれるテクニックが、ITを活用して仕事を進める多くのナレッジワーカーにも役立つものとして注目されている。

 ソリトンシステムズが5月から販売を開始した「ClearDeck」は、ライフハックを代表する仕事術の一つである「Getting Things Done」(GTD)の考え方を取り入れた、マルチデバイス・マルチOS対応のワークスペースプラットフォームだ。クラウドベースのソリューションで、iOS、Android、Windows、macOSに対応した専用アプリから利用する。

メールとタスクのアクティブな連携で、働き方を変える

 ナレッジワーカーの仕事は、処理期限が異なる多数のToDoタスクが同時に存在し、そこに電話やメールなどで新たな用件が割り込んでくることも多い。そして中には、取りこぼして処理しそびれたまま期限を迎えてしまうToDoもある。ClearDeckに取り入れられているGTDは、この“ToDoの山”を効率的にさばき処理漏れを減らすための考え方だ。

 以下、その仕組みや操作を追いながら、どのように生産性を向上させるのかをみていこう。

 ClearDeckは現在、法人向けのMicrosoft Office 365と連携しており、ユーザーはOpenID認証を利用してOffice 365のアカウントでログインする。ClearDeckはExchange OnlineのメールおよびPIM機能にアクセスし、メールをアプリ内の「インボックス」画面に表示する。また、Office 365のほかSalesforceやBoxとも連携でき、例えばSalesforceのToDoなどもインボックスで把握することができる。連携対象は今後も追加されていく計画で、G Suite、Evernote、Sansanなどが順次利用できるようになる予定だ。


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図:マルチプラットフォームに対応する「ClearDeck」 図:マルチプラットフォームに対応する「ClearDeck」
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 このインボックス画面は、ToDoの起点にもなる。例えば自分宛に届いたメールを元に、ToDoを作成することができる。ToDoには、「デスクで行う」「移動中に行う」といった場所の条件も指定できる。なお、メールの本文や件名、アドレスなどを識別する機能も備わっており、メールが届いたときには関連していそうな既存のToDoをサジェストしてくれる。そのため、後から追加情報が届いたり、用件の内容が変更されたりしたような場合にもToDoを最新に維持することが可能だ。

 また、メールとは別に、簡単なメモなどを作成しToDoの起点とすることもできる。例えば、仕事上の新たなアイデアをメモして、そのメモをToDoに設定し、時間のあるときに整理して提案書を作るといった作業に役立つ。

 一方、ナレッジワーカーのタスクには、他の人からの連絡や応答を待つといったものもある。このタスクは、ClearDeck上では「連絡待ち」(Waiting for)として設定するようになっている。これは期限を決めておくことができるため、期限が迫ってきたら相手にリマインドするなどのアクションにつなげることが可能だ。

 こうして溜め込んだToDoや連絡待ちの状況はClearDeck内で統合されており、「ダッシュボード」画面から全体を把握することが可能だ。ユーザーが場所を変えたり別の端末でアプリを開いたときに随時ダッシュボードをチェックすれば、タスクの条件を見極めながら「今はこのタスクを片付けておこう」といった判断が容易にできる。

 このように時間を無駄なく使って、その場その場でToDoを処理していくことができる。ダッシュボードからタスクが減っていくのを把握することで達成感にもつながり、モチベーションの面でも効果が期待できる。

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提供:株式会社ソリトンシステムズ
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