名刺管理に個人向けのサービスを利用しているケースは少なくない。スマートフォンで手軽に登録・検索できる利便性から、業務でも使ってしまいがちだ。ただ、その裏側には見落とされやすいリスクが潜んでいる。
例えば、名刺をデータ化し、組織内で共有・活用する場合、それは「個人情報データベース等」に該当し、個人情報保護法の対象となる。その一方で、個人契約の名刺管理サービスでは、組織が利用状況を十分に把握できないこともある。さらに退職後も名刺情報が閲覧できてしまう、サービス終了によってデータが利用できなくなるといった問題が生じる可能性もある。
本資料では、個人向け名刺管理サービスを業務で利用する際に生じやすいリスクを整理するとともに、企業として安心・安全に名刺情報を管理するために考えておきたいポイントを、調査データや法的観点を交えて解説する。
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