神奈川県下において自動車販売を手掛けると共に、モビリティライフ創造企業としてアウトドアショップ「GOOD OPEN AIRS ｍｙＸ」なども提供する神奈川トヨタ自動車株式会社。社内コミュニケーションをさらに改善するため、AppExchangeアプリのグループウェア「mitoco」を導入した。Salesforce上に構築された「mitoco」を活用することで、ニーズが多様化する自動車販売において、必要となるコミュニケーションを再定義し、お客様に最適な情報の提供を目指していく。
情報過多のため、必要な情報が必要なところに伝わりにくい
神奈川トヨタ自動車は、トヨタ車やレクサスブランド車の自動車販売に加えて、自動車整備や保険・物販なども手がけている。県内に新車、中古車、レクサス、カスタマイズショップ合わせて60の店舗を持ち、約1800名の従業員のうち、営業担当者や整備担当者が多くを占めている。
自動車販売ビジネスでは、お客様に最適な情報を最適なタイミングで提供していくことが重要かつ不可欠だ。
「そのため、長い間、社内のコミュニケーションの改革に取り組んできました」
このように語ってくれたのは、神奈川トヨタ自動車のマーケティング開発部 担当室長で、「mitoco」の導入を主導した中島智広氏である。
神奈川トヨタ自動車株式会社
マーケティング開発部 担当室長
中島智広氏
「例えば、新しい商品の登場であるとか、新しいテクノロジーが自動車に装備されたといった場合には、お客様に適切なタイミングで情報をお伝えする必要があります。新しい技術や装備を安全にお使い頂くための説明事項があれば、それも確実にお伝えしなければなりません。
90年代以降、パソコンやメールが普及したことで、それ以前の手書き文化と比べて、情報の伝達は著しくスピードアップしました。一方で、文書などの複製や再利用が容易になったことから、情報発信が乱雑になり、スタッフにとっても情報過多になる傾向がありました。お客様のニーズの多様化や、企業のコンプライアンス強化なども、この傾向に拍車をかけています。その結果、必要な情報が必要なところに伝わりにくくなり、なかなか活用されていないのが実情です。お客様に対する質の高いご提案をするためには、このような情報過多を改善していく必要があるのです」(中島氏)
道具だけ変わっても、やり方が変わらなければ、生産性は向上しない
そこで神奈川トヨタ自動車は、社内コミュニケーションを改善するツールのひとつとして、テラスカイのグループウェア「mitoco」を導入した。クラウド時代に合わせてSalesforce上に構築された次世代型グループウェアとして、企業のコミュニケーションを円滑にして、業務効率を向上させることが可能になるという。
「システム担当者側では起こりがちなのですが、既存の業務のやり方をベースにするだけでは、十分な導入効果を発揮できないことがあります。道具が変わっただけで、業務のやり方が変わらなければ、実際の業務の生産性はあまり上がらないのです。私たちが本当に実現したいのは、システムを変えることではなく、業務の変革です。その目的のためには、システムを変える必要はないかも知れません。
その上でmitocoを評価したポイントは、これまでのグループウェアをクラウドに移行させたというだけではなく、企業のコミュニケーションを円滑にする様々な工夫が盛り込まれている点でした」(中島氏)
例えば、mitocoの「掲示板」では、記事を投稿した場合に「必読設定」や「既読確認」により、誰が記事を読んだかトレースすることができる。記事を読む場合も「お気に入り」や「後で読む」などのマーキング機能で、見逃しや確認漏れを防ぐことができる。
mitocoの「掲示板」の画面
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作業タスクを管理する「ToDo」では、自分のタスクだけでなく、メンバーやグループとタスクを共有できる。掲示板などの他の機能と連携して、必要なタスクをスムーズに作成したり、関連するメンバーのタスクの進捗状況もひと目で把握したりすることが可能だ。
「ToDo」では、自分のタスク、グループのタスクなどタブ分けもでき、進捗の把握がしやすい。
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さらに、mitocoの「文書管理」では、ファイルのマスター管理を行ってくれる。そのため、メールにファイルを添付する必要がなく、リンクを連絡するだけで最新のファイルを共有することができ、無駄なファイルを増やさないのだ。
