組織には、「稟議申請」「出張申請」などの諸々の申請業務や、「会議文書管理」をはじめとした各種文書管理業務といった、1つ1つは細かくとも組織内の多くの人々が様々な権限によって閲覧・処理するような業務が数多く存在する。そしてそれらの多くが未だに紙ベースで行われている組織も少なくないのではないだろうか。そうなると、諸申請業務の効率化が進まず、その影響で組織全体の業務の高度化・効率化の妨げになってしまうのが現実だ。
約48,000名の学生・生徒が学び、約3,300名の教職員が勤務する立命館大学もまた、以前は同様の課題に直面していた。しかし業務高度化を目指す同大学では、Webデータベース「SmartDB」を導入し、そのプラットフォーム上で申請業務の100％システム化に取り組んでいるのである。
本資料では、2020年度内には30以上の業務のシステム化を掲げている立命館大学における、かつての課題やその解決に向けた具体的な取り組みが、担当者たちの言葉とともに解説されている。ぜひ自社の業務効率化に役立てていただきたい。
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