CMSは3つのフェーズで進化して行きます。

CMSが提供するソリューションは、Webサイト閲覧者のブラウザに必要な情報が適切なタイミング、組み合わせ、位置で表示されるよう、数多くのコンテンツを収集・保持・管理することである。

　閲覧者のブラウザに、例えば「FAQ」「在庫の数」「発注後のリードタイム」などを組み合わせて表示しようとすると、人間が見ている画面では1ページでも、FAQの情報はコールセンター・システムから、在庫情報は在庫管理システムから、リードタイムは生産管理システムから──というように、さまざなまソースから情報（データ）を取得してくる必要がある。

　これは、企業が基幹／情報システムを開発するのに、一度に構築するのではなく、長い年月をかけて建て増しを繰り返して発展・整備させてきたという歴史的背景があるわけだが、そのためにあるシステムはMVS＋COBOL、あるシステムはUNIX＋Java、あるシステムはWindows＋VBというように、使われている技術がまったく異なるということが珍しくない。さらに実際の開発者が、AシステムはF社の外注が行い、BシステムはI社の協力会社が実施、CシステムはH社が担当──とばらばらで、社内のさまざまなシステムにかかわる協力会社が10社を超えることもある。このような状況で、各システムからデータを取り出して1ページに合わせて表示させようとすれば、果たして何社・何人が集まる会議を何回行う必要があるだろうか。

　社内システム内部のデータを再利用するようなシステムを構築しようとすると、そのシステムの規模が大きければ大きいほど関係者が増加し、等比級数的に複雑さを増す。しかも専門領域の異なる人々であるため、専門用語（マーケターの使う言葉とウェブマスターの使う言葉など）、技術用語が異なる。多言語の国際会議ほどではないにしろ、言葉の違いを超えてのコミュニケーションは大変である。

　CMSをビジネスに活用するマスクドニーズ（隠されている本質的なニーズ）は、「共通の言葉を用意して、コミュニケーション基盤を統一すること」である。これは製造業において多部門間／多国間での設計プロセスなどを一元化する際に、共通の言葉として標準となるCADシステムを定め、コミュニケーションスピードとコストを下げるという発想とまったく同じだ。CADのコマンドやフォーマットをそろえることで、異なる国の設計者同士のコミュニケーションを助けたり、違う部門と意識合わせの時間を短縮したりすることは、同じCADという共通の基盤があればこそできることである。