健康食品の電話問い合わせ記録を社内共有する際の確認範囲を整理

一般社団法人日本認定健康食品協会は、健康食品に関する電話問い合わせ記録を社内共有する際に確認したい、記録項目と回答資料の基本範囲を整理しました。

健康食品の問い合わせは、電話、メール、店頭、ECサイトなど複数の窓口で発生します。なかでも電話対応は、担当者がその場で回答することが多いため、後日どの資料に基づいて案内したのかを確認しにくい場合があります。記録の形式をそろえることは、回答品質の安定につながります。

まず、電話問い合わせでは、受付日、問い合わせ分類、対象商品または資料名、参照した表示資料、回答者、折り返しの有無を記録することが望まれます。個人情報の扱いに配慮しながら、社内で共有すべき範囲と保存期間を決めておくことも必要です。

次に、回答内容を定期的に見直します。同じ質問が繰り返される場合は、社内FAQや販売資料に分かりにくい箇所がないかを確認します。健康食品は医薬品ではないため、担当者が個別の体調判断へ踏み込まず、表示資料に基づく一般的な案内にとどめる運用が大切です。

また、外部委託先や販売店が問い合わせ対応に関わる場合は、最新版の回答例を共有した日付を残すことが望まれます。旧版の回答例が残っていると、窓口ごとに案内が異なるおそれがあります。資料の版管理と回答記録を結びつけることで、後日の確認がしやすくなります。

本稿は、特定の商品や企業を取り上げるものではありません。健康食品の電話問い合わせ記録を社内共有する際の一般的な確認視点を示すものです。

お問い合わせ：一般社団法人日本認定健康食品協会 事務局
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電話：03-6284-4930（平日 9:00-17:00）
Email：info@jhfc.or.jp

本品は健康食品であり、医薬品ではありません。