認証制度に関する問い合わせを分類する際の受付記録と回答資料を整理

一般社団法人日本認定健康食品協会は、認証制度に関する問い合わせを分類する際の受付記録と回答資料の基本項目を整理しました。制度に関する問い合わせは、対象範囲、申請資料、表示物の扱い、更新手続きなどに分かれるため、受付時点で分類しておくことが回答品質の安定につながります。

受付記録には、問い合わせ日、問い合わせ者区分、質問分類、参照した制度資料、回答担当者、確認者、回答日を残します。制度資料を参照して回答する場合は、資料名と版番号を明記し、後日同じ質問を受けた際に同じ根拠へ戻れるようにします。

また、制度の対象範囲を説明する際は、個別商品の販売促進につながる表現を避け、資料上確認できる範囲を淡々と示すことが重要です。問い合わせ内容が資料更新を必要とする場合は、回答記録から改訂候補として切り分け、次回の資料点検につなげます。

協会では、認証制度に関する問い合わせ分類を、事務処理ではなく制度説明の一貫性を守るための基礎記録として扱うことが大切だと考えています。

■ 一般社団法人日本認定健康食品協会について
一般社団法人日本認定健康食品協会は、健康食品に関する表示、資料管理、認証制度に関する情報整理を通じ、事業者が確認しやすい実務情報の発信に取り組んでいます。

■ お問い合わせ
一般社団法人日本認定健康食品協会 事務局
URL： (リンク »)
電話：03-6284-4930（平日 9:00-17:00）
Email：info@jhfc.or.jp

本品は健康食品であり、医薬品ではありません。