認証制度の確認資料を返却する際の受領記録と返却範囲を整理

一般社団法人日本認定健康食品協会は、認証制度に関する確認資料を受領し、確認後に返却または保管する際の記録管理について、実務上確認したい項目を整理しました。

認証制度の運用では、申請書、表示資料、規格書、確認票など、複数の資料を一時的に受領する場合があります。資料の扱いを明確にしないまま確認を進めると、返却済みの資料と保管対象の資料が混在し、後日の問い合わせや更新確認に支障が出る可能性があります。

資料受領時には、受領日、資料名、版番号、提出者、確認担当者を記録します。返却時には、返却日、返却方法、返却範囲、保管継続資料の有無を残します。電子ファイルの場合も、保存先、閲覧権限、旧版の扱いをあわせて管理することが重要です。

認証制度に関する説明では、制度の対象範囲、確認手順、資料管理の状態を正確に伝える必要があります。個別商品の評価や推奨と混同されないよう、制度運用上の確認記録と商品紹介を分けて扱うことが望まれます。

本協会では、資料の受領から返却、保管までを一連の記録として残すことで、認証制度の運用透明性を高める取り組みを進めています。

お問い合わせ
一般社団法人日本認定健康食品協会 事務局
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TEL：03-6284-4930
Email：info@jhfc.or.jp
本品は健康食品であり、医薬品ではありません。