健康食品の問い合わせを社内確認へ切り替える際の記録欄を整理

一般社団法人日本認定健康食品協会は、健康食品に関する問い合わせを一次回答から社内確認へ切り替える際に、担当者が残しておきたい記録欄についてまとめました。
健康食品の問い合わせでは、表示内容、注文情報、保管案内、資料請求、返品受付など、回答に必要な確認範囲が異なります。一次回答で完結しない場合は、どの時点で社内確認へ切り替えたか、誰が確認を引き継いだかを記録しておくことが重要です。
記録欄には、受付日時、問い合わせ経路、対象商品または資料名、問い合わせ分類、一次回答の有無、社内確認へ切り替えた理由、引継ぎ担当者、回答予定日を含めます。追加資料が必要な場合は、資料名、受領予定日、確認結果、最終回答日を同じ案件番号で管理します。
また、健康食品は医薬品ではないため、問い合わせ回答では医療的な判断を想起させる表現や、利用者に過度な期待を生む表現を避ける必要があります。社内確認へ切り替える記録を残すことは、回答内容の一貫性を保つためにも有用です。
本協会では、健康食品に関する問い合わせ対応の透明性を高める観点から、社内確認への切替理由、引継ぎ担当者、参照資料、最終回答日を記録できる運用を整えることを推奨しています。
お問い合わせ
一般社団法人日本認定健康食品協会 事務局
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TEL：03-6284-4930
Email：info@jhfc.or.jp
本品は健康食品であり、医薬品ではありません。