自動振り分け機能

自動振り分け機能を利用することにより、送信者や本文中のキーワードなどを手掛かりとして複数のフォルダに電子メールを分類し、管理することができる。 自動振り分けを行うと、CCで送られたメールやメールマガジンなどのような重要度が低いメールと、私的な交流のある相手、ビジネス上の取引がある相手といった重要なメールを混在させ、重要なメールを見落としてしまう、といった可能性を回避することができる。 主な電子メールソフトで利用できる、自動振り分け機能の振り分けの条件としては、送信者のメールアドレス、宛先のメールアドレス、タイトルや本文に含まれるキーワード、メールヘッダの情報などがある。 自動振り分け機能の条件指定が不確実だと、電子メールが意図しない振り分け方をされて、逆に見つけるのが困難になることも想定されるため、条件の指定には万全を期する必要がある。 自動振り分け機能は、電子メールクライアントの他に、Webメールや携帯電話における電子メール機能などでも利用可能であることが多い。