文書管理・情報共有システムの最新版「楽々Document Plus Ver.5.3」を販売開始 ～ 文書登録の自動化を強化、AIを活用して契約書から社名や日付などを自動抽出 ～

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住友電工情報システム株式会社は、AIを活用した契約書からの自動属性抽出や、エリアOCR結果の自動補正・一括修正など、文書登録の手間を軽減する機能を新たに搭載した文書管理・情報共有システムの最新版「楽々Document Plus (らくらくドキュメント プラス) Ver.5.3」を7月8日より販売開始します。

楽々Document Plusは、一般のOffice文書をはじめ、契約書やISO文書の管理、ペーパーレス化、e文書法への対応など、幅広い用途で利用できる文書管理・情報共有システムです。1つの「文書（ドキュメント）」に複数のファイルを添付し、作成日や作成者などの必要な属性情報を付与、その文書を「フォルダ」に保存して管理できます。登録した文書では、属性検索やあいまい検索を組み合わせた高度な検索により、必要な情報をすばやく取り出すことができます。

今回のバージョンアップでは、文書登録の自動化に焦点を当て、契約書からの自動属性抽出、エリアOCR結果の自動補正・一括修正、ファイルサーバからのデータ移行簡易化の機能を追加しました。文書登録の自動化を強化することで、過去文書の移行などペーパーレス化の促進や業務効率の向上が期待できます。


■バージョンアップの詳細は以下のとおりです。

・契約書からの自動属性抽出（オプション）
AIの自然言語処理を活用して、契約書ファイルの中から契約先社名／氏名などの固有名詞や、契約金額／契約開始日／契約終了日などの表現（これらの総称：固有表現）を抽出するオプション機能を追加しました。自動抽出した固有表現は、楽々Document Plusの属性情報として自動セットでき、台帳管理や項目単位での属性検索などでご活用いただけます。
例えば、契約書の中から自動抽出した契約終了日を文書の属性項目に自動セットし、期限が近付くと自動通知する期限管理機能と組み合わせることで、契約書管理業務を自動化できます。

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・エリアOCR結果の自動補正＆一括修正（オプション）
形式が決まった書類から指定したエリアの情報を自動抽出し文書の属性情報として登録するエリアOCR（オプション）を強化しました。今回の機能強化では、表記ゆれの統一や不要な文字の除去などエリアOCR結果の自動補正と一括修正が可能になりました。
例えば、社名の “（株）” を “株式会社” に自動置換したり、氏名の情報から “様” や “殿” などの文字を除去したりといった自動補正が可能です。また、従来は、取り込んだ情報が誤っている場合に、一件ずつ文書を修正する必要がありましたが、複数の文書の取り込み結果を一括で修正することが可能です。
これにより、ペーパーレス化で発生する修正作業の手間を大幅に軽減でき、業務効率の向上が期待できます。


・ファイルサーバからのデータ移行簡易化
ファイルサーバのフォルダ階層とファイルをそのまま楽々Document Plusへ移行できるようになりました。
従来のデータ移行では、フォルダ一括作成機能などでフォルダを作成し、作成したフォルダに文書一括登録機能などで文書を登録する必要がありました。また、これらの機能を利用する際は、事前にCSVファイルを作成しておく必要がありました。
今回追加するデータ移行簡易化では、ファイルサーバ側のフォルダを指定するだけで配下のフォルダツリー構造を楽々Document Plus上に自動作成できます。加えて、ファイルサーバに保管されているファイルも文書として自動登録できます。
そのため、これまでのようなCSVファイルを作成する必要がなく、移行スケジュールの短縮や管理対象文書の拡張を容易に実現できます。


当社は、今後もますます需要が見込まれる文書管理システム及び社内情報共有システムの市場において、時代のニーズを先取りした製品開発に取り組んでまいります。

以上


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【補足資料】
■楽々Document Plusの特長


高性能の全文検索エンジンQuickSolutionをバンドルすることで、あいまい検索にも対応。探したい文書がすぐに見つかります。
高速ビューワを搭載し、ヒットしたページを瞬時に表示します。
ドラッグ＆ドロップによるワンタッチ登録ができるので、文書を簡単に登録できます。
文書の登録／改訂／閲覧／廃棄に関する権限を設定でき、セキュリティ対策も万全です。
部門に分散するファイルサーバを統合的に閲覧・検索できます。初期データ投入の手間を減らして手軽に運用を開始し、部門間の情報共有・活用を促します。
複合機等のスキャナ機能によって電子化されたファイルを、自動で登録できます。登録されたファイルはOCR処理され、全文検索の対象となるので、紙文書の情報を効率的に活用・再利用できます。
添付ファイル(オリジナル)のダウンロードをさせず、ビューワからの参照のみに制限できます。PDFファイル及びビューワからの印刷を制限できます。


■楽々Document Plusの動作環境
サーバOS ：Windows Server
アプリケーションサーバ ：Tomcat
データベース ：PostgreSQL / Oracle / SQL Server
クライアント ：Internet Explorer / Microsoft Edge / Google Chrome / Firefox / Android (Google Chrome) / iPad (Safari) / iPhone (Safari)

■楽々Document Plusの価格
パッケージライセンス価格 : 150万円（税別）～
※価格についての詳細は、別途お問合せ下さい。

■楽々Document PlusのWebサイト
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・楽々Document、QuickSolutionは、住友電気工業株式会社の登録商標です。
・Windows、Windows Server、SQL Server、Internet Explorer、Microsoft Edge は、米国 Microsoft Corporation の米国及びその他の国における商標または登録商標です。
・Oracleは、米国 Oracle Corporation及びその子会社、関連会社の米国及びその他の国における商標または登録商標です。
・Firefoxは、米国Mozilla Foundation の米国及びその他の国における商標または登録商標です。
・Google、Android、Google Chromeは米国 Google Inc. の米国及びその他の国における商標または登録商標です。
・iPad、iPhone、Safari は米国 Apple Inc. の米国及びその他の国における商標または登録商標です。
・その他、記載されている会社名・製品名等は、各社の商標または登録商標です。


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