PRオートメーションに「イベント管理」を新規搭載！—PRイベント運営時の業務負荷を大幅軽減

プラップノード株式会社（本社：東京都中央区、代表取締役：渡辺幸光）は、広報・PR業務を支援するクラウドツール「PRオートメーション」において、新たに「イベント管理」機能を2025年3月28日にベータ版ローンチします。この機能は、PRイベント運営時に発生するメディア取材の誘致や参加者管理の業務負担を軽減し、よりスムーズなイベント運営を実現するものです。特に、表計算ソフトやスプレッドシートを活用して手作業で行われている参加者管理を、業務フローから見直して効率化し、リアルタイムで状況把握できるよう設計されています。

この機能は「特願2025- 37627」として特許出願中です。



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新機能追加の背景
広報・PR業務において、メディアや記者を招待するPRイベントの企画・運営は重要な業務の一つですが、その管理は煩雑で工数がかさみやすいとされています。特に出欠の返信状況や参加希望者数をリアルタイムで把握・報告するには、複雑で煩雑なフロー（メールやSNSチャット、回答フォームやFAXなど違うツールから返信がくる、電話や面会時に口頭で返答されるなど）を把握しエクセルやスプレッドシートなどのオフィスソフトでまとめなくてはなりません。また、この更新作業にあてるリソースや負担は過小評価されがちで、DXされにくく、業務負荷の高い状態にありました。

新機能の特徴
「イベント管理」機能は、PRイベントの運営に特化した機能であり、以下のような特徴を備えています。

専用参加フォーム：
イベントごとに専用の参加フォームを生成し、メディア関係者からの参加申し込みを一元管理します。二次元コード（QRコード[1]）も自動生成することでオフラインでの利活用もカバーしています。回答項目はPRイベントで必要な情報である、撮影や個別取材の有無など使いやすくカスタマイズされています。

リアルタイム参加リスト：
案内状の送付先、参加登録状況、当日の出席状況、関連露出をリアルタイムで確認できるダッシュボードを備えています。また、このリストには、案内状を送付した記者やフォームに記載された情報が、自動でステータス別に追加されていき、そのステータスもワンタッチで切り替えることができます。

案内状の複数管理：
一つのイベント案件で複数の案内状を紐づけることができます。メディア特性の違いに応じたニュースポイントの違う案内状の送付わけや、直前案内リマインダーの送付など、複数の案内状が作られがちなPRイベントのニーズにあわせた管理フロ一を実現しています。

マスターリストとの連携：
参加リストとは別に、イベント参加歴が自動でマスターリストに記載され、より精度の高いメディア対応履歴を蓄積することができます。

初心者からベテランまで使いやすい設計で、広報業務に不慣れな担当者でも直感的に操作可能なシンプルなUIとこれらの機能により、PRイベントの管理業務の負担を大幅に削減し、正確で効率的な運営をサポートします。

新機能の利用方法
「イベント管理」機能は、3月28日から「PRオートメーション」上でβローンチし、ADVANCEプラン（月額15万円-税別）以上で利用可能です。ただし、2025年6月末までは全プランでトライアル利用が適用され、より多くのユーザーに体験していただけます。
7月以降、Standardプランのユーザーでこの機能をご希望される場合は、月額3万円（税別）のオプションプランで利用できます。

今後の展望
この機能の実装により、イベント管理業務の負荷が減ることはもちろん、記者それぞれのイベント参加データの蓄積が進み、利活用されることにより、より質の高い広報業務を実現できると考えています。

今回の「イベント管理機能」追加により、「PRオートメーション」がカバーする広報業務の範囲は拡大し、メディアリレーション業務をより包括的にサポートできるツールへと進化します。

プラップノードは、広報担当者の様々な実務における課題に寄り添い、より良い広報活動ができるようなPRオートメーションの機能拡充を進めてまいります。


[1] QRコードの商標はデンソーウェーブの登録商標です。