OpenText、社内DXを推進するNECに文書&コンテンツ管理ソリューションを提供し、営業プロセス改革に貢献

オープンテキスト株式会社

From: PR TIMES

2023-03-28 11:01

あらゆる営業書類を電子データで一元管理、業務プロセスの標準化/効率化と内部統制の強化を実現



オープンテキスト株式会社(東京都千代田区、代表取締役社長:反町浩一郎)は本日、日本電気株式会社(本社:東京都港区、代表取締役 執行役員社長 兼 CEO:森田 隆之、以下 NEC)が、デジタルトランスフォーメーション(DX)を体現する取り組みの一環として、紙を含めた膨大な営業書類の電子データによる一元管理に向けて、文書&コンテンツ管理ソリューションの「OpenText Extended ECM」を導入したことを発表しました。今回の導入によりNECは、案件管理や営業プロセスを見直すとともに、コンテンツ管理の標準化を進め、業務を効率化するとともに、内部統制の強化や電子帳簿保存法への対応を実現しました。

NECでは、2019年度に策定した『NEC DX Agenda』に基づき、連結300社・11万人強が利用する700を超えるITシステムを、クラウドファーストにより、2025年度までに最新のシステムにモダナイゼーションする取り組みを進めています。その中で同社自身によるDXの体現を掲げ、その取り組みの一環として社内における事業の変革を進めており、その1つが、ビジネスの最前線で活動する営業部門の業務プロセス改革でした。

ICT環境やビジネス環境の変化により、営業現場の業務量は膨大になると同時に、よりスピーディな対応も求められています。NECではペーパーレス化によって紙の書類が減りましたが、その一方で電子化した書類が増大し、紙と電子データの双方を効率的に管理することが難しくなっていました。さらに、部門ごとに書類の保存管理方法やシステムが異なっていたため書類の共有が難しく、情報も分散し、管理責任が不明確という課題も抱えていました。多様な営業書類を電子データで一元管理することで、無駄な業務とコストを削減したいというニーズがありました。

この課題解決に向けてNECでは、複数の文書管理ソリューションを比較・検討した中から、OpenText Extended ECMを採用しました。同ソリューションの特長は、コンテンツを主要なエンタープライズアプリケーション内に統合して、分断されたコンテンツを相互にアクセス可能にし、データを一元管理することで業務プロセスの標準化と自動化を行いながら、インテリジェントに内部統制の強化を可能にする点にあります。

今回のOpenText Extended ECMの採用では主に3つの要件が重視され、以下のような効果を発揮しています。

1.案件に紐づく電子書類・データの管理
効果:販売プロセスにおける案件・確証登録システムや伝票登録システム等の周辺システムから、情報を案件・文書管理基盤上に自動収集して、一元管理を実現。これにより情報の検索性が高まり、業務遂行を効率化。

2.案件の受注から売上・入金完了までの各種伝票・ステータス情報の管理
効果:受注/売上の計上審査や仕入手配の申請では、複数の承認が必要な書類や非構造化データを、案件情報、ステータス情報などの構造化データと紐づけて一元管理。案件情報管理において重要となる検索機能では、利用者のニーズに基づき様々な項目での検索を可能にし、工数を削減。
また、従来、営業部門が契約を締結して受注計上を実行した案件は、製品の納期、出荷、売上、請求、入金といった管理を別々のシステムやメニューで検索し、台帳等に転記していたが、各システムに分散している情報を案件情報ワークスペースおよび受注明細ワークスペース上のメタデータと連携。各担当者は一元化された情報をレポート化できるため、個別に管理、検索する必要がなくなり、業務が大幅に効率化。

3.書類原本の保存・廃棄管理
効果:販売取引時に紙で存在していた契約書類についてOpenText Extended ECMの現物管理機能によって紙の原本の保存申請から所在管理、原本廃棄までのライフサイクルを一元管理。原本管理工数を削減し、紛失リスクの排除、ライフサイクル管理の徹底を実現。
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電子帳簿保存法の改正にも最小限の改修で速やかに対応
2022年1月に行われた電子帳簿保存法の改正により、電子取引に利用された書類はオリジナル電子データでの保存管理が必要になりました。導入当初は、同法の要件の一つである取引金額を検索項目に含めていませんでしたが、今回OpenText Extended ECMを導入し案件に関わる構造化データ/非構造化データはすべて取り込んでいたことにより、大幅な改修をすることなく取引金額も検索できるよう速やかに設定できたため、電子帳簿保存法に準拠したシステムとして社内で正式認証されました。

NECサービスビジネス統括部 統括部長 嶋村 寿氏は次のように述べています。「今回実現した効率化の1つひとつは小さいものですが、販売店案件の処理件数は月間で4万件強にのぼるため、各部門メンバーは出力保存の工数を大幅に削減し、コア業務への注力が可能となりました。NECは、今後もDXを推進し、産業の枠を超えて人・もの・プロセスをつなぎ合わせ、新たな価値を生み出す企業と産業のDXを実現していきます。」

オープンテキスト株式会社 代表取締役社長 反町浩一郎は次のように述べています。 「この度、NEC様に弊社のOpenText Extended ECMが導入されたことを大変嬉しく思います。近年、日本の大手企業を中心に、DX推進におけるビジネス文書管理の重要性が改めて認識されています。今後は、こうしたNEC様社内での導入・運用実績を踏まえたNEC様との協業をよりいっそう推し進め、お客様の課題解決に取り組んでいけることは、日本におけるDX推進の大きな原動力になれると期待しています。」

■事例PDFダウンロード
NEC導入事例についての詳細はこちらをご覧ください。
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OpenText Japan Blog:
情報カバナンスはじめの一歩。実行に向けた準備と体制づくり
(リンク »)

電子帳簿保存法改正で二極化する文書管理基盤
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【オープンテキスト株式会社について】
オープンテキスト株式会社は、情報活用の変革を促す「企業情報DX」の推進に向けて、ビジネスに不可欠な情報やプロセスを自動化するビジネスコンテンツ&プロセス管理をはじめ、企業間取引の情報を可視化しコントロールするB2B/EDI連携・サプライチェーン統合やFAXソリューション、Web&デジタルメディア管理、データ保護やサイバーセキュリティ、フォレンジックツール、AIを用いた各種の分析・可視化ツールなど、多種多様な業界・業種のお客様へ最適なソリューションを提供しています。
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プレスリリース提供:PR TIMES (リンク »)
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