大子町(だいごまち)役場(茨城県) が Handbook を導入

タブレット端末での資料配布でペーパーレス化、クラウドでの資料共有等を推進 介護・障害の認定審査会運営業務を改革し、年間200時間の業務時間削減!

アステリア株式会社 2019年04月17日

アステリア株式会社(旧:インフォテリア株式会社、本社:東京都品川区、代表取締役社長:平野洋一郎、証券コード:3853、以下 アステリア)は、大子町役場(所在地:茨城県久慈郡大子町、町長:高梨哲彦)が6つのカテゴリでNo.1を獲得※している『Handbook(ハンドブック)』を導入したところ、紙資料の管理や配布に業務工数がかさんでいた介護・障害の各認定審査会の運営効率化に成功し年間200時間の業務時間を削減するなどの効果があったことを発表します。

<大子町役場によるHandbookの活用イメージ>

実際の利用画面イメージ
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役場が用意したタブレット端末を各委員へ配布。審査会の資料の他、審査会のスケジュールやマニュアルなども登録して活用している。
審査会資料は個人情報を含むため、審査会終了後はHandbookから削除する運用としている。

Handbookの活用イメージ
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◾️ 大子町役場が『Handbook』を採用した背景と目的

 茨城県の最北西端に位置する大子町は人口減少がもたらす諸問題を乗り越え、地元産業の発展や新たなマーケットの開拓、外国人を含む観光客の呼び込みに注力するなど、「日本一幸せな大子町づくり」を掲げて町の活性化に取り組んでいます。そうした中、同町では今後も高齢者が急増していくことが見込まれていることから、介護給付サービスの提供体制の確保や高齢者を対象とした地域支援事業などを計画的に実行しています。
 充実を進める介護サービスの基軸となる介護認定審査会では、毎週開催する審査会に参加する各委員にいち早く資料を見てもらうために、審査会の数日前に職員が直接審査委員の自宅に会議資料を届けていました。介護サービス対象者が増える状況では資料の量も増加傾向にあるのと、紙ベースでの資料共有だと自宅に届ける業務が発生するなど、サービス提供体制を確保するためには役場における運営工数をいかにして削減するかということも課題となっていました。
 そこで、ルーチンワークの効率化や申請手続きの受理から認定まで業務の迅速化を実現するためのツールとして、シンプルな操作方法や電話でのサポート体制が充実していることからアステリア社のHandbookの導入を決定し、紙資料のペーパーレス化やクラウドを介した資料共有によって委員の自宅への資料配送などの業務を削減するなどの業務改善に着手しました。

<Handbook採用のポイント>

(1)管理画面や閲覧アプリのシンプルな操作性(他社製品も含めて比較評価した結果)
(2)電話サポートやヘルプデスクなどが充実していたこと

◾️「Handbook」を導入した効果

 Handbookを設定したタブレット端末を各委員に配布、端末を介して各種資料を共有できるようになり、年間200時間の業務時間削減に成功しました。また、各委員へのタイムリーな資料配布により、認定業務の迅速化を実現しました。認定審査会にかかっていた工数を他の業務に充てられるようになり、町民への対応の幅を広げることができています。今後は、議会や庁内会議などにも利用できるよう、インフラの整備や端末の準備などの検討を考えています。

大子町役場による具体的な導入事例はこちらのサイトで紹介しています。
handbook.jp/case/office/daigo/

用語解説

※ 6つのカテゴリ
①セールス・イネーブルメントツール市場:累計導入社数ランキング(初期出荷から2018年9月末までの累計導入社数)
②年商10億~100億未満(2017年度)
  出典:ITR「ITR Market View SFA/統合型マーケティング支援市場2019」
③モバイルコンテンツ管理市場:累計ユーザー数ランキング(初期出荷から2018年5月末までの累計ユーザー数)
④年商10億~100億未満/ベンダー別売上金額シェア(2017年度)
  出典:ITR「ITR Market View:ユニファイド・エンドポイント管理市場2018」
⑤SaaS・ASP型MCM出荷ID数
⑥ユーザー規模別(3000人未満)MCM・ベンダー売上高(SaaS)
  出典:ミック経済研究所「コラボレーション/モバイル管理 パッケージソフトの市場展望」(2018年度版)

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