【EMCジャパン Tech Communityサイト】確実な統合レコード管理 - EMC Documentumで実現するエンタープライズ・コンプライアンス-

■エグゼクティブ・サマリー■■■■■


・企業レベルでのレコード管理


近年、企業の役員層で「コンプライアンス」という言葉がマインドシェアを獲得し、レコード管理へのアプローチを見直し始める企業が増えています。かつてはレコードといえば、専門的なレコード管理者によって厳重に管理・保護される、特別に隔離された文書を指しましたが、今日では「レコード」は、リテンションやプライバシー、監査要求に関する規定に準拠した、あるいは民事訴訟で開示できる、すべての情報資産を指すものにその意味を広げています。しかし、そうしたドキュメントのほとんどは、レコード管理者の管轄外であるだけでなく、管理されたコンテンツ・リポジトリにすら保存されません。それらは、ネットワークの共有ファイルや社員のデスクトップ、コラボレーション・ポータル、そして最も信頼性の低い電子メール・システムに保存されています。法律部門は、時限爆弾のようにどこかにリスクが潜んでいるのではないかと、不安をつのらせています。


さらに、新たな連邦民事訴訟規則（Federal Rules of Civil Procedure 、以下FRCP）で明らかにされたように、このようなレコードはドキュメントに限りません。2006年12月に実施されたFRCPの改定によって、「電子的に保存された情報」はすべて、e-discovery（以下、電子開示）の対象となりました。これには、ドキュメントに加え、データも含まれます。訴訟の初期段階における関連するすべての情報‐それがどこにあるか、何を含んでいるか、およびそれがどのように作成されたか‐の開示不能は、企業の情報についての申し立てや権限を無効化し、訴訟自体に重大な被害を及ぼす恐れがあります。


電子レコードは、コンテンツ・リポジトリにある単なるドキュメントという訳ではありません。保存されたドキュメントは、まさにレコードのコンテンツ・コンポーネントです。レコードにはまた、コンテンツ、企業のレコード・ストラクチャや「ファイル・プラン」にある他のレコードとの関係、リテンション・ポリシー、セキュリティやその他のプロパティといったメタデータが含まれています。そのメタデータはレコード・コンテンツへのアクセスを完全制御し、保存期間中のレコード自体の削除または変更を禁止することで、レコード・メタデータへの変更をより強力に制御することが可能になります。


レコードはリテンション・ポリシーに従い、そのレベル分けによって、どの位の期間、同じフォームで保存し、保存期間の終了後いつ最終廃棄をするかが決まります。保存期間中に発生した差し迫った捜査や訴訟などのイベントにより、一連のレコードを通常の保存期間が満了しても証拠保全を実施しておかなければいけない場合もあります。


続きはこちらから >> (»リンク)


EMCジャパンのTech Communityサイト (»リンク) では、ストレージや情報管理に関する最新技術を多数紹介しています。