ITによる情報共有は「電子メール」が9割も、中小でソーシャルメディア活用進む傾向

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今回は企業のIT担当者を対象に「ITによる情報共有の取り組み状況（2013年）」についてアンケートを実施しました。社内での情報共有の取り組みにITツールを利用しているか、そのメリットやデメリットはなにか、などの質問から、企業におけるITによる情報共有の取り組み状況が明らかになりましたので、結果の一部をお知らせします。

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■ITによる情報共有は「電子メール」が9割も、中小でソーシャルメディア活用進む傾向
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●「ITによる情報共有」で使用しているツール（全体）

「電子メール」92.1％
「グループウェア」64.1％
「イントラネット（社内掲示板含む）」58.2％
「メーリングリスト」34.7％
「社内SNS」4.8％
「FacebookやTwitterなどの1機能を利用」4.0％
「社内ブログ」2.0％
「LINEなどのメッセージングアプリを利用」1.4％
「その他」3.4％

注目すべきは、6位にランクインした「FacebookやTwitterなどの1機能を利用」についてだ。100名以下の中小企業では8.5％の利用率なのに対し、101名～1000名以下の中堅企業では3.4％、1001名以上の大企業にいたっては1.6％に留まっており、従業員規模が小さくなるほど利用率が高い傾向にあった。また、この結果を昨年2012年9月のアンケートと比較してみると、100名以下の中小企業では昨年より3ポイント増加しているのに対し、101名～1000名以下の中堅企業では1.2ポイント、1001名以上の大企業ではわずか0.1ポイントしか上がっていなかった。無料で利用でき、グループ作成や情報共有を簡単に実現できるFacebookやTwitterなどのコミュニケーションツールは中小企業を中心に徐々に業務利用が加速しているようだ。

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■IT導入によるデメリット、大企業では「生のコミュニケーションが希薄に」が上位
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●導入におけるメリット（全体）

「スケジュール共有が容易になった」68.1％
「業務知識やノウハウの共有・活用がしやすくなった」45.7％
「規則やマニュアルなどが探しやすくなった」44.5％
「経営・事業メッセージの浸透が進んだ」18.6％
「案件の進捗状況管理が可能になった」17.1％
「災害など有事の際の安否確認及び連絡体制が整った」16.8％
「経営・事業の意志決定のスピードがアップした」11.8％
「会議数を削減できた」7.4％
「その他」4.4％


●導入におけるデメリット（全体）

「ITツールが使いこなせない」44.6％
「ITツールに頼りすぎて、生のコミュニケーションが薄くなった」41.0％
「情報量が多すぎ、取捨選択に時間がかかるようになった」36.7％
「その他」11.1％

導入したことによるデメリットを従業員規模別で見ると、「ITツールに頼りすぎて、生のコミュニケーションが薄くなった」割合が大企業ほど高くなる傾向が見られた。ITツールを使うことに慣れすぎてしまい、近い立場の従業員にもITツールを利用してコミュニケーションするようになることが、社内活性化におけるデメリットと見なされる場合もあるようだ。フリーコメントでも「対話の減少が起きた」「直接会話することを怖がる人間が増えた」などの意見が、大企業を中心に寄せられている。反対に中小企業のフリーコメントでは「ツールを使えない人がいる」「ITそのものに対してのアレルギーの排除、操作性の向上と指導が必要」など、ITツールが使いこなせず、情報共有するためのそもそもの情報入力ができない、などの課題が挙げられていた。

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■FacebookやTwitterで職場の雰囲気作り、LINEは緊急連絡網として活用の傾向も
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「今後導入・利用する予定がある」との回答者に、導入・利用予定のITツールとツール選定理由について尋ねた。その結果、「グループウェア」や「電子メール」は打ち合わせやスケジュール調整などに、「イントラネット（社内掲示板含む）」は提案書や説明資料などの文書ファイルの共有に利用したいとされるケースが多かった。
一方で「社内SNS」や「FacebookやTwitterなどの1機能」が、社内コミュニケ―ションの活性化や職場の雰囲気作りに活用されていたり、「LINEなどのメッセージングアプリ」が緊急時の安否確認や緊急連絡網として活用されている割合が高いなど、昨今台頭してきた情報系ツールを今後企業でも活用していこうと検討している風潮が見て取れた。

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＜アンケート概要＞
○調査期間：2013年8月28日～9月4日
○有効回答数：358
○調査対象：キーマンズネット会員

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