「Google カレンダー」は人生を記録する相棒だ。Google カレンダーに入ったスケジュールを振り返ると、自分がいつ、どこで、どんな仕事をしていたかが一目瞭然。使い心地が良すぎるあまり、仕事の予定はもちろん、仕事以外の予定もすべてGoogle カレンダーに一本化して久しい。これから先も使い続けることは間違いない。
そんなGoogle カレンダー大好きな筆者が、2020年上半期版に続き、下半期もさまざまなティップスを取り上げる。本連載では業務効率化・合理化に役立つGoogle カレンダー便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第1回目で、法人プラン「G Suite」をPCで使う場合を想定。
1．ポップアップから詳細情報を入力し、予定作成を時短化する
気づかぬうちに細かなアップデートが行われているGoogle カレンダー。会議スケジュール作成機能も改良され続けている。
画面左上の「＋作成」ボタンをクリック、またはカレンダーの任意の箇所にカーソルを置いてクリックすると、新規予定を入力するポップアップが立ち上がる。
ポップアップ上で、ゲスト追加や会議室、概要などの情報を記載できるようになっている——この改善自体は2019年4月に行われていた。
ポップアップ下部の「その他のオプション」をクリックすると、別の画面に遷移せずとも、必要な情報をある程度埋めることができるようになっている。
アクションがひとつ少なくなるだけでも、時短効果は確実に高くなる。チリも積もれば……であり、わずか1分の節約でも、30日続けば30分もの時間が浮いたことになる。
そう考えると、不要な動作はできるだけしたくないもの。だからこそ、こうした細かいアップデートネタは、仕入れておくに越したことはない。
2．ワンクリックでファイルを添付して、予定作成を時短化する
Googleは米国時間2020年7月13日、Google カレンダーの機能を強化したと発表した。そのひとつが、1で使ったポップアップ画面からワンクリックでファイルを添付できる機能だ。
画面左上の「＋作成」ボタンをクリック、またはカレンダーの任意の箇所にカーソルを置いてクリックし、新規予定を入力するポップアップが立ち上がったら、「説明または添付ファイルを追加」の「添付ファイル」にカーソルを合わせてみよう。
すると、添付ファイルの文言に下線が表示され、ファイルの選択画面へと遷移する。「最近使用したアイテム」「マイドライブ」「共有アイテム」は「Google ドライブ」内から、「アップロード」からはデバイス内にあるファイルを添付できる。
添付するファイルを選んだら「選択」をクリックし、その他の情報を入力し、予定の「保存」をクリックすれば完了。
Google ドライブ内のファイルでも、デバイス内のファイルでも、添付したファイルは、該当する予定からワンクリックで確認できる。
3．時間を探す機能で、会議予定作成を時短化する
会議に参加するメンバーが共通して空いている時間を1で使ったポップアップ画面から探す機能も、7月13日に発表された内容のひとつである。
画面左上の「＋作成」ボタンをクリック、またはカレンダーの任意の箇所にカーソルを置いてクリックし、新規予定を入力するポップアップが立ち上がったら、会議参加予定のメンバーを「ゲスト」に入力しよう。
続いて、ゲストの上に表示された「時間を探す」をクリック。すると、ポップアップは維持されたまま、ゲストの予定が横並びになり、グレーのバーが出現する。
グレーのバーを動かすうちに、皆の「共通の空き時間」を簡単に探すことができる。ちょうどいい時間帯が見つかれば、そこにバーを置いて、会議の情報を記載・保存すればOKだ。
特にゲストの数が多くなればなるほど、皆が揃って空いている時間を見つけるのは苦労するもの。しかし、こちらの機能を使えば、全員の空き時間を探しやすくなるはずだ。会議を設定する際に使ってほしい機能である。
第2回に続く。
