大規模組織で力を発揮する、ポータル連動のグループウェア
現在お使いのシステムは、経営上の課題を解決する武器として効果的に機能しているだろうか。全社員が毎日必ず目にする情報系基盤だからこそ、的確な活用ができなければ、日々機会損失が発生しているに等しい。本稿では、この事実に着目したユーザが、何を重視して情報基盤を選択し、それをいかに活用して想定以上のリターンを得る事ができたか、事例を交えて解説する。
攻めに転じるポータル・グループウェアで実現する「新ビジネスコックピット」
全社員が業務の入り口として毎日必ず利用するインターフェイスである情報基盤には、期待される役割も大きい。経営サイドから見ると、経営上の課題や方針を周知させる有効な手段であり、問題意識を全社で共有する起点となりうる。
だが現実には、複数のシステムが個別に存在し、IDの管理が煩雑であったり、メール偏重から脱却できず、溢れる伝達情報に重要な要件が埋もれてしまうようなケースも多い。管理者にとっては、肥大するメンテナンス負荷やシステム間の連携、セキュリティなどで問題がある場合もある。対処すべき要望も、業務専用システムの比ではないはずだ。これらの課題を残したままでは、会社が持つ最も重要なリソースである社員の創造力を最大限に引き出す事は困難である。
ドリーム・アーツが手がけるEIP(Enterprise Information Portal)型グループウェアの「インスイート・エンタープライズ」およびエンタープライズウェブデータベース「ひびきスマートDB」は、こうした問題点に着目し、「攻めに転じるポータル・グループウェア」を標榜する製品群だ。まずは同社のユーザが実際に抱えていた課題を見ていただきたい。
全日本空輸 | グループ3万人の意思決定のため、会議の質を向上させたい |
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エディオン | 企業統合にあたり社員の意思統一を成功させたい |
豊田自動織機 | 取引先2000社とのコミュニケーションを強化したい |
商船三井 | 世界150社、1万人の業務コミュニケーションを円滑化したい |
アスクル | 事業スピードを加速し、改善のスパイラルアップを果たしたい |
毎日コミュニケーションズ | 情報過多による悪循環を一掃し、迅速に情報を伝えたい |
では、攻めに転じるポータルとは、どんなものか。
その骨子は、情報基盤の刷新を、ワークスタイル変革、事業統合やグループ求心力の向上に向けたポータル活用、業務効率・スピードアップなどの経営課題解決に向けた好機と捉え、その仕組みを担う「顔」にすることにある。
たとえば、新商品・サービス・トップのメッセージなど全社で共有したい情報をタイムリーに掲載すること、また、業務の進捗をわかりやすく可視化し、承認プロセスや情報の流れるスピードを加速させることで、全社的な業務効率の向上が期待できる。
次にご紹介するのが、全日本空輸グループでの実例だ。
同社では社員のワークスタイルの変革、その端緒として社員間の意思決定の場である『会議の効率化』に着手しようとしていた。実現するには、スケジューラなどを軸にした会議招集から運営までの新たな仕組みをグループ全体の社員にしっかり伝えなくてはならない。しかし、3万人を超える社員個々に教育を行う事は現実的ではなかったという。
そのため新情報基盤には『操作が直感的でわかりやすく、機能を整えれば、利用が自然に浸透していくこと』が必要となった。インスイートにはその期待が持たれたのだ。 旧システムでは実現できず、導入初期のハードルとなっていた「全員が必ず使う」ことを実際にクリアし、同社は現在「討議の質」を高める段階に入ったという。生産性向上に向けた業務構造改革も進んでおり、その活動を支援するツールとしても経営層からの期待は高いようだ。
IT部門が主導し、戦略的な事業効率の向上を狙うなら、同社の成功例は大きな参考となるだろう。
詳しくは、以下のホワイトペーパーでご確認いただきたい。
株式会社ドリーム・アーツ