システム開発をしないから業務改善が進展する
業務改善を進めるうえでシステムの整備は不可欠だが、システムを開発には相応のコストが発生する以上、事業のコア領域に相当しないバックオフィス部門などに対してはどうしても遅れがちになる。帳票に記入し添付資料をクリップして担当部門や管理者に回付するような一昔前のアナログ的な手順すら、多くの企業では根強く残存しているのが現状かもしれない。
だが非効率でアナログな業務プロセスを一部に残したままであれば、全体の生産性にも影響は及びかねない。 この課題を解決する一の手段が、システム部門が“開発”をやめ、用意されたプラットフォームで“作る”ことだ。本格的な“開発”するには高度な技術と経験が求められる。利用者の希望に沿うため、個別業務の理解やヒアリング、要件定義のまとめ上げのようなスキルも必要だろう。
だが整備された基盤の上で“作る”ことは格段に容易だ。開発ノウハウだけでなく、ハードウェアの準備も必要ない。プラットフォーム上に業務の流れや操作のイメージを描き、必要なものをスムーズに作り上げていくことが可能になる。
ドリーム・アーツが提供する『ひびき®Sm@rtDB（以下スマートDB）』は、こうした“作る”ことを前提にしたアプリケーションのプラットフォームだ。以下、システム部門が開発をせず“作る”メリットを、スマートDBを駆使した仮想事例で解説していきたい。
業務基盤の徹底活用事例の紹介 －音響機器の販売会社、情報通信機器の商社－スマートDBを社内PaaSとして活用
ここでは、急なシステム導入の要望が寄せられた場合を想定し、スマートDBを使用して実現する過程を説明してみたい。
最初に行うのはヒアリング作業だ。要望と大体の業務の流れを頼りに、プロトタイプを作成する。 スマートDBでは、アプリケーションを作成し稼働させる環境をプラットフォーム上にオンデマンドで確保できるため、感覚としてはクラウド上でプラットフォームをサービスとして利用するPaaS（Platform as a Service）に近い。これを社内で実現する、いわば社内PaaSと捉えることもできる。
スマートDB上にアプリケーションの単位である「バインダ」を新規に立ち上げ、システムの名称や管理者、設計者、使用者とその権限を決めていく。
次に行うのは、現状使用されている問合せ受付帳票を元にした、業務の起点となる「入力画面」の作成だ。
フォーム設計はブラウザ上のGUIで行う。完成したプロトタイプを見た部門の業務担当などから、改めて様々なリクエストが出てくるケースも多いだろう。こうした場面でも、要求されたイメージを具体的に共有する画面を利用することで、円滑にコミュニケーションを進めることが可能だ。
現場部門の類似業務を、システム部が仲介して再利用
要件の追加や変更行う過程で、すでに稼働している類似のシステムを有効活用することも容易だ。 例えば「ヘルプデスクのトラブル管理」というシステムをコピーし、類似の業務である「クレーム対応管理」のシステムに応用できる。管理項目等を手直しし、ワークフローの設定を変えるなどの軽微な対応ですむのが利点だ。「文書管理」と「研究成果管理」といった共通項目を持つ業務部門について、システム部が積極的に効率化を進めることが可能になる。
現場サイドの改修で、利便性を向上
運用を開始した後、現場サイドでの改修が容易なのもスマートDBの利点だ。
型が決まっていない段階の業務では、工夫や改善の必要性は日々生じるうえ、システムは使ってみないと本当のユーザビリティが見えてこない。だが現場が柔軟に、「業務にシステムを合わせる」ことができれば、業務プロセスを持続的に発展させることも可能だろう。
下の画面では、スマートDB上で作ったシステムを運用開始後、現場の要望から「ビュー」を追加している。
スマートDBは、運用開始後も柔軟なアップデートが可能だ
ここまでドリーム・アーツが提供する「ひびき®Sm@rtDB（スマートDB）」を取り上げ、作る”ことを前提にしたアプリケーションのプラットフォームが、いかにスムーズな業務改革につながるか解説してきた。
実際にスマートDBを活用して業務改革を実行されている音響業界大手のヒビノ株式会社様他、数社の事例をご一読頂きたい。
