ドキュメントの活用方法でビジネスが変わる—鍵はクラウドとスマートデバイス

ZDNET Japan Ad Special

2013-06-25 11:00

[PR]富士ソフトのスマートドキュメントサービス「moreNOTE」は、クラウド上の専用サーバーにファイルを保存・共有できるサービス。社内外から安全にアクセスでき、ビジネスを効率化できる。ユニークな「ペアリング」機能も注目だ。

クラウド、スマートデバイスのビジネス活用に立ちはだかる壁

　ICTが急速に普及・展開していく今、「クラウド」と「スマートデバイス」をいかに賢く活用するかがビジネスの一つの大きなポイントとなっている。クラウド上にドキュメントを置くことで、ネットワークの接続環境さえあれば場所にとらわれることなく常に最新のドキュメントにアクセスできる。また、ペーパーレス化にも有効だ。iPhoneやiPad、Windows 8 / RT搭載端末などのスマートデバイスはクラウドとの親和性も高く、アプリを追加すれば多彩な機能を利用することができる。例えば、ビジネスで扱うドキュメントの閲覧や編集も可能になるなど、スマートデバイスの活用で、場所にとらわれない新しいモバイルワークスタイルを創りだせる。

　しかし、これまでクラウドとスマートデバイスにはセキュリティ上の課題があり、これが企業の本格的な導入の障壁となっていた。例えば、クラウドではデータ運用上の安全性や認証の信頼性、通信の盗聴による情報漏えいの課題などがあり、スマートデバイスでは紛失や盗難が発生した際の情報漏えい対策などの課題が挙げられる。

　また、スマートデバイスでビジネスを行う際にはユーザビリティがポイントとなる。使い勝手の良い専用アプリはもちろん、管理する側のPCでの操作が容易なこと、またそれらの同時作業が可能なことなどが求められる。こういったニーズに応えるソリューションとして、富士ソフトのスマートドキュメントサービス「moreNOTE」に着目したい。

テレビ会議などに活用できる機能も搭載するドキュメント共有サービス

　富士ソフトのスマートドキュメントサービス「moreNOTE」は、クラウド上の専用サーバーにドキュメントを保存・共有できるサービス。社内外のスマートデバイスからアクセスでき、常に最新の資料やドキュメントを参照、活用できる。例えば、最新の商品カタログのドキュメントを置いておけば、営業スタッフは重い紙の資料を持ち歩く必要がなくなり、商談のその場で最新の資料を提示することができる。ペーパーレス化にも繋がるため、印刷コストや保存スペースなどの節約にも貢献するだろう。

　また動画やインターネットのURLなどあらゆる情報の共有も可能なので、新たな営業スタイルでのお客様提案も期待できる。

　クラウドサーバーは富士ソフトが持つ国内のデータセンターに設置される。ドキュメントを保存するスペースは、フォルダを作成して階層化することも可能。フォルダ単位でアクセス権が設定でき、パブリックフォルダとプライベートフォルダを使い分けられるので、アクセス制限にも有効だ。さらに、ひとつのドキュメントを複数名でリアルタイムに共有できる「ペアリング」もユニークだ。これは、親機で実行したページめくりやペン操作などを、子機の画面上に同期するもの。例えば、遠隔地とのビデオ会議におけるドキュメント共有などに活用できる。

PCおよびスマートデバイス向けのクライアントアプリも提供

　「moreNOTE」では、スマートデバイス向けのドキュメント閲覧用「moreNOTEアプリ」と、PC向けのデータアップロードやユーザー管理用「moreNOTEマネージャー」が用意される。これらにより容易なファイル操作でドキュメントのアップロードや閲覧が可能になるほか、端末認証やログ管理、暗号化、遠隔消去などのセキュリティ設定も用意されているためBYODにも活用できる。

　「moreNOTE」は、クラウド版だけでなくオンプレミス版もラインアップしているので、社内にサービスを構築することも可能だ。クラウド版の利用料金は、初期費用が36,000円、1IDあたりのライセンス費用が月額600円から、利用ディスク容量は1GBあたり月額1,200円となる。さらに、オプションで豊富なカスタマイズメニューも用意。アプリのカスタマイズやアプリからのパスワード変更禁止、外部アプリとの連携の無効化、オフラインでの利用可能日数の変更といったカスタマイズから、他のサービスと共通IDでのログインやデータ連携、自社ファイルサーバーとmoreNOTEサーバーの同期、LDAP連携などのカスタマイズも可能となっており、自社のポリシーに合わせて変更できる。

　さて、このように説明してきたmoreNOTEだが、既存ユーザーや導入検討中の企業向けに、どんな質問にも適切なアドバイスや解決策で丁寧にサポートする女性だけで構成された専用のサポートセンターを設けている。不明点があれば一度問合せしてみるのもいいかも知れない。