事業環境が激変し、さらにスピードが求められている企業にとって、会議の効率化は、ビジネス上の争点の一つといえるだろう。NTTアイティのWeb会議ソリューション「MeetingPlaza」は、インターネットとパソコンだけで、オフィス内の自席と、世界中の多地点間で、ビデオ画像、音声、ファイルの共有や、テキストチャットなどを用い、テレビ会議を開催することが可能になる。本格的なパッケージのほか、低価格で気軽に始められるASPサービスも利用できる。
「MeetingPlaza」の最新版「MeetingPlazaV5.5」では、資料の配布機能が特に注目される。会議中に大容量ファイルを配信しなくてすむように、事前アップロード、資料の即時表示ができる機能が追加された。会議中に資料配信を行うと配信時間がかかり、「間」ができてしまうが、この機能はそれを防げる。一方、機能は新しくなったが、会議時の資料配信は従来と同じ方法で実行できる。
アップロードした資料は、次世代型の暗号化規格「AES256bit」により暗号化して保存できるため安全性を確保するとともに、会議終了後、これらの資料は自動削除される。思わぬところからの情報の漏洩に対する懸念にも応えている。
コスト削減、事業継続性対策、Web会議の効果は多方面に
「MeetingPlaza」がもたらす大きな利点は、移動時間、その経費というコストを削減できることだろう。会議のための出張費用は、長期的には、軽視できない規模になるが、「MeetingPlaza」の導入により、会議に要する交通費を半分以下に抑えることができた事例もある。会議の重要性とコスト削減のジレンマに悩む企業には、その解決策として、有力な選択肢の一つになるだろう。対面型会議を減らすことは同時に、交通手段が排出するCO2を削減することにもつながる。
一方、近年、新型インフルエンザのパンデミックや自然災害など、不測の事態に備えた事業継続対策が大きな課題となっている。それには、テレワーク環境の構築などが効果的だが、「MeetingPlaza」を用いれば、従業員が外出できない場合でも、社内の連絡や顧客との会合に、Web会議を利用できる。
今回の機能強化により、「MeetingPlaza」は企業の会議はもとより、新製品の説明、コンプライアンス、人材育成など企業内での遠隔研修、あるいは大学などでの遠隔講義、語学学校、予備校のE-learningなど、さらに用途が広がることが期待できそうだ。NTTアイティでは、「MeetingPlaza」の詳細について、ホワイトペーパーを用意している。テレビ会議の導入を検討されている方、あるいは興味のある方は、一度参照されては如何だろうか。
