編集部からのお知らせ
新着記事まとめPDF「データサイエンティスト」
ZDNet Summit 2021開催のご案内

なぜ社内文書は無秩序に分散するのか。真の文書管理を考える3か条 Open Text - Livelink ECM

ZDNet Japan Ad Special

2008-09-22 11:00

ビジネス・IT環境の変化によって飛躍的に増え続ける文書やコンテンツ。コンプライアンス対応や業務効率向上が求められる中、従来のファイルサーバーによる管理で果たして充分といえるでしょうか。この記事とホワイトペーパーでは、現在企業が抱える文書管理の課題を紐解き、「管理」と「共有」という2つの視点から解決のヒントを探るとともに、文書徹底活用を実現する製品をご紹介いたします。

社内文書……と一口にいっても収拾が付かない現実

オープンテキストWP
機能の詳細はホワイトペーパーをご覧下さい。

 急激なIT化が進んだ現代のオフィスワーク。あらゆる業務が電子化されたことにより、文書のコピーや部分修正、遠隔地への送付などが劇的に楽になった反面、正確な文書共有が以前よりも困難になったというエンドユーザーの声も少なくありません。

 IT管理者ならば当然のようにできる操作も、非IT専門職にしてみれば不慣れな仕事を強いられているように感じられるものです。「もっと簡単に」、「探しているファイルがすぐ見つかるように」、そうしたエンドユーザーからの要望に耳が痛いIT管理者も多いのではないでしょうか。

 そもそもなぜ、社内文書はきちんと管理できないのか。ビジネス上のデータには、データベースに収まるようなフォーマットになっている「構造化データ」と、文書や画像といった「非構造化データ」に二分でき、この非構造化データの管理のありかたが、今後の業務効率向上の鍵になります。そして、こうしたデータの再利用や活用には、目的の文書に速やかにたどり着ける必要があります。

 企業内の文書を探す、というとESP(Enterprise Search Platform:企業内検索基盤)といったアプローチもありますが、ESPは「散らばったデータの整理というよりも、インデックス化などの技術で目的の情報に素早くたどりつくこと」を目的としていますので、誰が、いつ、どのように社内文書にアクセスし、どのような変更を加えたのかなどを“見える化”する「文書管理」とは異なります。近年高まるコンプライアンスや、内部統制の実現に向けて、全社規模での文書・コンテンツ統制管理が求められています。こうしたニーズに即した仕組み、それが「ECM(Enterprise Contents Management)」なのです。

共有を見直せば管理のヒントが見つかる!

 コンプライアンスに則った文書管理で求められるのは、文書の作成から廃棄までのプロセスの管理や監査証跡としての“適切な”保管・管理です。従来のように、ファイルサーバへの“投げ込み”では、ファイルはバラバラ、最新バージョンも不明で、どれが“適切な“書類なのかがまったく分かりません。

 とはいえ、「文書を共有しましょう」と号令をかけても実現困難は目に見えています。こちらのホワイトペーパーで詳しく紹介されていますが、文書共有のポイントは次の3か条にまとめられます。「どのようにして、(1)PCのローカルやファイルサーバからコンテンツを収集するか、(2)文書を速く表示するか、(3)検索対象を素早く見つけるか」。これらの課題を解決するとともに、確実な文書・コンテンツ管理を支援するのが、オープンテキストの「Livelink ECM」です。

 Livelink ECMでは、文書の作成段階を含めた全社レベルでの文書とコンテンツの管理による統制やトレーサビリティの実現、各種システムと連携して業務プロセス中でのコンテンツの活用などが一元的に行えます。独立系ECMベンダーとしてグローバルで多くの実績を持つオープンテキストのLivelink ECMがもたらす統制管理と業務効率向上について、必見の情報が満載です。このホワイトペーパーは文書徹底活用のヒントになるでしょう。

オープンテキストが提供するLivelink ECM オープンテキストが提供するLivelink ECM

ZDNet Japan 記事を毎朝メールでまとめ読み(登録無料)

特集

CIO

モバイル

セキュリティ

スペシャル

NEWSLETTERS

エンタープライズ・コンピューティングの最前線を配信

ZDNet Japanは、CIOとITマネージャーを対象に、ビジネス課題の解決とITを活用した新たな価値創造を支援します。
ITビジネス全般については、CNET Japanをご覧ください。

このサイトでは、利用状況の把握や広告配信などのために、Cookieなどを使用してアクセスデータを取得・利用しています。 これ以降ページを遷移した場合、Cookieなどの設定や使用に同意したことになります。
Cookieなどの設定や使用の詳細、オプトアウトについては詳細をご覧ください。
[ 閉じる ]