サイバーエージェント、主力の広告営業において誤送信の防止は最優先の経営課題だった - (page 2)

導入から現在までデータが他社に流出する事故数は0件

　約1〜2ヶ月のトライアル期間を経てActive! gate SSによるメールの誤送信防止がスタートしました。

　「現場へは2週間前に導入を告知して、導入後も特に問い合わせはなく、スムーズに運用を開始しました」と粕谷氏は話します。

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　その結果、約2年間を経過した現在でも「データが他社に流出する事故は0件です」と千葉氏は報告します。さらに「我々にとって、メールが止まってしまうと、まったく仕事にならないので、誤送信防止が安定して運用されていることも、大きな成果です。検討段階でも、Active! gate SSには過去に大きなトラブルが無い点を重視しましたが、安定性の面でも選んで正解だったと思います」と補足します。

　広告事業部からのメールに関連したデータの流出事故が0件の理由には、Active! gate SSの性能に加えて、粕谷氏が営業の現場に即したポリシーをきめ細かく設計してきた成果もあります。それに加えて、新たなActive! gate SSに対する現場からの要望も出てきました。

　「Active! gate SSの機能を知った営業の現場から『このお客様に送るメールは、ここを事前にチェックできないか』という要望があがってくるようになったのです」と粕谷氏はポリシーを部門ごとに個別に設計している理由を説明します。

セキュリティ対策を超えて営業力の強化にもActive! gate SSが貢献

　営業の現場からActive! gate SSを活用したメール送信のルール作りを希望する声が出ている効果について、千葉氏は「広告事業部としては、お客様へのメールの対応力を強化することは、売上の向上につながります。誤送信防止も重要ですが、それ以上にActive! gate SSのポリシーを活用して、より利便性の高いメールの自動化が可能になれば、それは大きなメリットです」と話します。

　具体的には、社内の担当者を一元化するための自動仕分けに、Active! gate SSのポリシー設定が使われています。その仕組みについて粕谷氏は「送信先の特定のメールアドレスに対して、専任の担当者だけがメールを送信できるように、ポリシーで設定しました。このルールによって、重要なお客様に対して、複数の営業担当からバラバラにメールが送信されなくなり、顧客満足度を高めることができました」と解説します。

　さらに千葉氏は「今、Active! gate(オンプレミス版)で注目している機能があります。それは、添付ファイル名と送信先名の照合です。この機能を使えば、添付ファイルに『A社様向け』などの名前を付けておくと、メールの宛先の社名を調べて、『同じA社ならば送信する』というルールを実現できます。このルールをActive! gate SSでも可能になれば、これまで以上に誤送信を防止できます」と期待しています。

今後は関連グループ17社にも展開し4000ユーザーがメールの安全性を向上

　「現在は広告事業部を中心に、約2000名がActive! gate SSのライセンスを契約しています。今後は、この2年間で得られた成果をグループ関連企業にも展開していきます。当面の計画としては、グループ17社の約2000名がActive! gate SSを使えるように整備していきます」と千葉氏は今後の展開について話します。

　粕谷氏は「Active! gate SSには、多くの機能が備わっているのは知っているのですが、現在は誤送信防止を目的にしたポリシー設定を中心に利用しているだけです。今後は、あまり個別ルールは増やさないようにしつつも、現場の要望に応えてメールの安全性や対応力につながる設定や機能も、使い込んでいきたいと考えています」と抱負を語ります。

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