企業が注目すべきはIT基盤への投資
市場調査によれば、企業がIT投資において最も重要視している分野は3年連続で「IT基盤の統合・再構築」だという。IT基盤を2013年までに実現した企業は34％、残る48％も2015年までに実施する意向だ。
官公庁の情報システムも同様の流れで、2012年8月に発表された政府情報システム刷新有識者会議による「ITコスト適正化指針」では、すべての基盤化を推奨している。また経済産業省からも、情報システム調達のための技術参照モデルである「TRM（Technical Reference Model）」が公開されている。
こうした動きを背景に、基盤化の効果が期待でき、競争力の向上にもつながる施策として着目すべきなのが帳票基盤の整備だ。帳票基盤はIT基盤の一部だが、拠点が多い、セキュリティの強化が必要、帳票の種類・枚数が多いなどの場合には、基盤化は非常に有効となってくる。後述するが、グローバル化やマルチデバイスへの対応など、今後の環境変化に柔軟に対応する上でも欠かすことのできない施策だ。
ウイングアーク株式会社
帳票事業部 製品戦略 マネージャ 谷口功氏
では、どのような帳票基盤を構築すれば、業務の効率化とコストの適正化を両立できるのか。
「帳票基盤を実現するには、いくつかのチェックポイントがある。何でも組み合わせれば良いというものではない。帳票をとりまく環境の変化に柔軟かつ迅速に対応していくことが必要」と指摘するのが、ウイングアーク株式会社 帳票事業部 製品戦略 マネージャの谷口功氏だ。
メインフレームからオープン化へ
帳票をとりまく環境の変化には、まず出力デバイスの多様化が挙げられる。当初はメインフレームに直結されたラインプリンタを使い、連続用紙にオーバーレイをかぶせて帳票を出力していた。その後、オープン化の流れにより、メインフレームがオープン化され、オフィスに設置されたレーザープリンタに出力されることになった。
谷口氏は、「メインフレームから出力される帳票は、直接的に利益を生み出すことはありません。そのため基本的にはコスト扱いになります。コストであれば基盤化により削減したいというのが実情です。たとえば、3名の技術者が帳票を開発していたのであれば、1人の開発者で開発できる仕組みを導入することなどが求められます」と話す。
不動産事業を展開する東急コミュニティでは、メインフレームで運用していた基幹システムのオープン化を実施。2400種類以上の帳票を月平均60万ページ出力している。不動産業務という性格上、帳票出力を止められないため、帳票基盤の構築により、効率化を目指していた。
東急コミュニティのシステム構成 （詳細はダウンロード資料にてご覧下さい）
谷口氏は、「紙が必要な2000種類弱の帳票だけを印刷し、残りの400種類強の帳票はPDFでストレージに蓄積しておき、必要に応じて検索して印刷する仕組みを実現している。これにより、帳票出力時間を30％削減したほか、印刷コストの削減や業務の効率化などを実現した」と話している。
また、帳票出力のオープン化に伴い、バーコードやグラフ、印影などが帳票に印刷されるようになり、さらに現在ではカラー化へと移り変わっている。谷口氏は、「保険の提案書やフィットネスクラブの個人情報、進学塾の成績表など、帳票が利益を生み出すフロント業務に関しては、ある程度のコストをかけて帳票を作成することが必要」と言う。
「グラフィカルな帳票であっても、たとえば生命保険のプラン表のように、デザインが印刷された専用用紙に被保険者の名前やプラン、保険金額などを重ね打ちする帳票は、保険商品や約款の変更があると、コストをかけて専用用紙の版下から作り直さなければならない。そこでデザインも含めて帳票を作成できる仕組みの導入が有効になる」（谷口氏）。
コストのかかる帳票と利益を生みだす帳票の2種類の帳票をいかに効率的に作成できるかが基盤化の重要なポイントといえる。
