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2019年 文書管理・オンラインストレージサービスのグループ分類とニーズ動向

ノークリサーチは中堅・中小企業における「文書管理・オンラインストレージサービス」のグループ 分類とニーズ動向に関する調査を行い、分析結果を発表した。

株式会社ノークリサーチ

2019-10-24 12:00

<文書データの単なる格納場所に留まらない新たなニーズ傾向を把握することが重要> ■シェア順位はクラウド/オンプレミスの区分と関係なく、市場を俯瞰する新たな視点が必要 ■「シェア増減」と「プライム率」を基準に主要な製品/サービスは5つのグループに分かれる ■データの共有/連携では「業種/業態への個別対応」と「豊富なAPI」が重要なニーズ項目
PRESS RELEASE(報道関係者各位) 2019年10月24日

2019年 文書管理・オンラインストレージサービスのグループ分類とニーズ動向

調査設計/分析/執筆: 岩上由高


ノークリサーチ(本社〒160-0022東京都新宿区新宿2-13-10武蔵野ビル5階23号室:代表:伊嶋謙ニ TEL:03-5361-7880 URL:http//www.norkresearch.co.jp)は中堅・中小企業における「文書管理・オンラインストレージサービス」のグループ 分類とニーズ動向に関する調査を行い、分析結果を発表した。 本リリースは「2019年版 中堅・中小企業のITアプリケーション 利用実態と評価レポート」の「文書管理・オンラインストレージサービス」カテゴリにおけるサンプル/ダイジェストである。


<文書データの単なる格納場所に留まらない新たなニーズ傾向を把握することが重要>
■シェア順位はクラウド/オンプレミスの区分と関係なく、市場を俯瞰する新たな視点が必要
■「シェア増減」と「プライム率」を基準に主要な製品/サービスは5つのグループに分かれる
■データの共有/連携では「業種/業態への個別対応」と「豊富なAPI」が重要なニーズ項目


対象企業: 年商500億円未満の中堅・中小企業1300社(日本全国、全業種)(有効回答件数)
対象職責: 情報システムの導入や運用/管理または製品/サービスの選定/決済の権限を有する職責
※調査対象の詳しい情報については右記URLを参照 (リンク »)


■シェア順位はクラウド/オンプレミスの区分と関係なく、市場を俯瞰する新たな視点が必要
文書管理・オンラインストレージサービス市場は自社内設置型(オンプレミス)を主体とした「文書管理」とASP/SaaS形態の「オン ラインストレージサービス」に大別できる。文書管理には複合機ベンダが提供する場合、グループウェアに付随する場合、専業 ベンダが提供する場合など、様々なケースが存在する。 オンラインストレージサービスは国内大手ベンダに加え、外資系大手 クラウド事業者による参入も目立つ。近年は文書管理が減少し、オンラインストレージサービスが増加する傾向が続いていた。
以下のグラフは「導入済みの文書管理・オンラインストレージサービス(複数回答可)」の結果を2018年と2019年で比較し、年商 500億円未満の中堅・中小企業全体で集計したものだ。(ここでは導入社数シェア上位および「コラボレーションの文書管理機能 を利用」などの主要な項目を抜粋しているが、調査レポートには30項目超の製品/サービスに関するシェアデータが含まれる)
上記のグラフを見ると、全てのオンラインストレージサービスが2018年~2019年にかけてシェアを伸ばしているわけではなく、 「Microsoft Office 365」のように増加しているものもあれば「Dropbox Business」のように減少しているものもあることがわかる。 一方で、文書管理についても全てが減少しているわけでなく、「DocuWorks」のようにシェアが増加しているケースも見られる。
こうした傾向を踏まえると、2019年の中堅・中小企業における文書管理・オンラインストレージサービス市場は「オンプレミス からクラウドへ」の動きが一段落し、シェア変動やニーズ動向をあらためて俯瞰すべきタイミングといえる。次頁以降では本 リリースの元となる調査レポートの中から分析結果の一部をサンプル/ダイジェストとして紹介している。


■「シェア増減」と「プライム率」を基準に主要な製品/サービスは5つのグループに分かれる
本リリースの元となる調査レポートで導入社数シェアを測る設問には
・導入済みの製品/サービスを全て回答する複数回答設問「P10-1A.導入済みの製品/サービス」
・最も主要な製品/サービスを選ぶ単一回答設問「P10-1B.導入済みの製品/サービスのうち最も主要なもの」
の2通りがある。前頁に掲載したものは前者のグラフだ。ここでは後者のグラフは割愛するが、必ずしも両者は一致しない。 例えば「P10-1Aでのシェアは高いが、P10-1Bのシェアは低い」という製品/サービスがあったとすると、その製品/サービスは 「多くのユーザ企業に導入されているが、補助的な文書データの管理/保管の手段に留まっている」ということになる。
こうした市場の状況を整理するため、本リリースの元となる調査レポートでは以下の2つの観点でシェア動向を整理している。
シェア増減: 「P10-1A」の結果を2018年と2019年で比較した時の増減ポイント
プライム率: 2019年における「P10-1B」のシェア数値を「P10-1A」のシェア数値で割った値(%)
(文書データの最も主要な管理/保管の手段として利用されている割合を表す) 上記2つの観点を考慮すれば、各々の製品/サービスについて、「シェアが伸びているか」や「主要な文書管理・オンラインスト レージサービスとしての位置付けを得ているか」を俯瞰することができる。そこで主要な製品/サービスに関してシェア増減を 横軸、プライム率を縦軸として整理した結果が以下のグラフだ。(以下では省略されているが、調査レポートではシェア増減と プライム率がグラフ中に記載されている)
シェア増減とプライム率の値を踏まえると、上記にプロットされた製品/サービスは以下の5つのグループに分けることができる。
グループ1: シェア増減が6.0ポイント以上、プライム率が50%以上(シェア増加が比較的大きく、プライム率も高い)
グループ2: シェア増減が0.0ポイント以上4.0ポイント以下、プライム率が50%以上(シェアが増加し、プライム率も高い)
グループ3: シェア増減が0.0ポイント以上4.0ポイント以下、プライム率が50%以下(シェアは増加だが、プライム率は低い)
グループ4: シェア増減が0.0ポイント以下、プライム率が50%以上(シェアが減少しているが、プライム率は高い)
グループ5: シェア増減が0.0ポイント以下、プライム率が50%以下(シェアが減少しており、プライム率も低い) 各グループでは文書管理とオンラインストレージサービスが混在しており、単に両者の違いがグループ区分を決定づけている わけではないことがわかる。調査レポートでは上記5つのグループにおける導入背景や機能評価を集計/分析し、最も理想的な 状態であるグループ1に近づけるためにベンダや販社/SIerが取り組むべき事項について提言を述べている。

■データの共有/連携では「業種/業態への個別対応」と「豊富なAPI」が重要なニーズ項目
さらに、本リリースの元となる調査レポートでは以下のような20項目超に渡る選択肢を設けて、
・現時点のニーズ: 「P10-6A.最も主要な製品/サービスに関して評価/満足している機能や特徴」(複数回答可)
・今後のニーズ: 「P10-6C. 最も主要な製品/サービスが今後持つべき機能や特徴」 (複数回答可)
について尋ねている。(選択肢は両設問で共通となっている)
<<データの共有や連携に関する項目>>
既存の情報系システム(グループウェアなど)と連携できる
既存の基幹系システム(ERP/会計/販売など)と連携できる
システム連携の仕組み(APIなど)が豊富に揃っている
取引先や顧客に一時的なアクセスURLを提示できる
フォルダ/ファイル単位で共有設定が行える
業種別/業態別のラインアップが豊富である
属性検索や全文検索など、多彩な検索方法が提供されている
<<クラウドに関連する項目>>
パッケージとクラウドを選択/併用できる
様々なクラウドサービスと連携できる
<<クライアント環境に関連する項目>>
スマートデバイスに適した画面が用意されている
Webブラウザで大半の機能が利用できる
<<セキュリティに関する項目>>
個人向けファイル共有サービスの利用を禁止できる
ファイルの持ち出しや印刷を禁止することができる
ActiveDirectoryやLDAPと認証/権限を連携できる
従業員によるファイルの読み書きを監視できる
ファイル操作の権限を従業員毎に設定できる
多数のアカウントを一括で管理できる
ワークフロー連携等で、ファイル登録の正当性を担保できる
<<ベンダや販社/SIerに関する項目>>
質問に対する販社/SIerからの回答が早い
<<その他>>
令和元年度改正電子帳簿保存法に対応できる
導入や保守サポートの費用が安価である
バージョンアップの費用が安価である
バージョンアップが適切に継続している
以下のグラフは上記の中から「データの共有や連携に関する項目」の回答結果を「現時点のニーズ」(P10-6A)と「今後のニーズ (P10-6C)」で比較したものだ。(ここでは年商500億円未満全体の集計結果を掲載しているが、調査レポートには上記の各設問 を年商別、業種別、製品/サービス別などで集計した2019年のデータが含まれる)
「現時点のニーズ」(青帯)と「今後のニーズ」(橙帯)を比較すると、「既存の情報系システム(グループウェアなど)と連携できる」 や「フォルダ/ファイル単位で共有設定が行える」が減少する一方で、「システム連携の仕組み(APIなど)が豊富に揃っている」や 「業種別/業態別のラインアップが豊富である」が増加している。したがって、今後は『業種や業態に固有のニーズに対応可能で、 豊富な連携手段が用意されている』ことが重要となる。ここでは「データの共有や連携に関する項目」を抜粋したが、本リリース の元となる調査レポートでは上記に列挙された全てのニーズ項目について詳しい集計/分析を行っている。


補記:「課題/ニーズに関する設問項目」と「製品/サービスの選択肢一覧」
本リリースの元となる調査レポートでは、前頁までに記載した内容に加えて、導入済みの最も主要な「文書管理・オンライン ストレージサービス」に関して「評価/満足している機能や特徴」(※1)、「現時点で抱えている課題」(※2)、「今後持つべき 機能や特徴」を様々な観点から尋ねている。以下では※1と※2の選択肢を列挙している。

「評価/満足している機能や特徴」 を尋ねた設問における選択肢 (※1)
<<データの共有や連携に関する項目>>
既存の情報系システム(グループウェアなど)と連携できる
既存の基幹系システム(ERP/会計/販売など)と連携できる
システム連携の仕組み(APIなど)が豊富に揃っている
取引先や顧客に一時的なアクセスURLを提示できる
フォルダ/ファイル単位で共有設定が行える
業種別/業態別のラインアップが豊富である
属性検索や全文検索など、多彩な検索方法が提供されている
<<セキュリティに関する項目>>
個人向けファイル共有サービスの利用を禁止できる
ファイルの持ち出しや印刷を禁止することができる
ActiveDirectoryやLDAPと認証/権限を連携できる
従業員によるファイルの読み書きを監視できる
ファイル操作の権限を従業員毎に設定できる
多数のアカウントを一括で管理できる
ワークフロー連携等で、ファイル登録の正当性を担保できる
<<クラウドに関連する項目>>
パッケージとクラウドを選択/併用できる
様々なクラウドサービスと連携できる
<<クライアント環境に関連する項目>>
スマートデバイスに適した画面が用意されている
Webブラウザで大半の機能が利用できる
<<ベンダや販社/SIerに関する項目>>
質問に対する販社/SIerからの回答が早い
<<その他>>
令和元年度改正電子帳簿保存法に対応できる
導入や保守サポートの費用が安価である
バージョンアップの費用が安価である
バージョンアップが適切に継続している

「現状で抱えている課題」 を尋ねた設問における選択肢 (※2)
<<データの共有や連携に関する項目>>
既存の情報系システム(グループウェアなど)と連携できない
既存の基幹系システム(ERP/会計/販売など)と連携できない
システム連携の仕組み(APIなど)が十分でない
取引先や顧客とのデータ共有が手軽にできない
フォルダ/ファイル単位の共有設定ができない
業種別/業態別のラインアップが十分でない
<<セキュリティに関する項目>>
個人向けファイル共有サービスの利用を禁止できない
ファイルの持ち出しや印刷を禁止することができない
ActiveDirectoryやLDAPと認証/権限を連携できない
従業員によるファイルの読み書きを監視できない
ファイル操作の権限を従業員毎に設定できない
多数のアカウントを一括で管理できない
<<クラウドに関連する項目>>
パッケージとクラウドを選択/併用できない
クラウドサービスと連携することができない
<<クライアント環境に関連する項目>>
スマートデバイスに適した画面が備わっていない
Webブラウザでは限られた機能しか利用できない
<<ベンダや販社/SIerに関する項目>>
質問に対する販社/SIerからの回答が遅い
<<その他>>
令和元年度改正電子帳簿保存法に対応できない
導入や保守サポートの費用が高価である
バージョンアップの費用が高価である

以下に列挙したものは本リリースの元となる調査レポートにおいて選択肢に記載した「文書管理・オンラインストレージサービス」 の一覧である。選択肢に掲載される製品/サービスは過去の調査結果や最新の市場状況に基づいて選定を行い、前年の調査 で自由回答の中から多く挙げられたものは選択肢として新たに追加し、一定期間以上シェア数値がないものは割愛するという形 で年毎に調整を行っている。販売終了となったものも一定期間は選択肢に残るが、回答件数が僅かになった段階で除外となる。

<<文書管理>>
製品/サービス名 開発元
DocuWorks 富士ゼロックス
Ridocシリーズ リコー
imageWARE Document Manager キヤノン
eValue NS/V OSK(大塚商会)
楽々Document 住友電工情報システム
SharePoint Server 日本マイクロソフト
intra-mart Accel Documents NTTデータイントラマート
ドキュメント管理システム サピエンス
Cyber Finder サイバーソリューションズ
uCosminexus DocumentBroker 日立製作所
活文 Contents Lifecycle Manager 日立ソリューションズ
楽2ライブラリ PFU
活文 File Server Optimizer 日立ソリューションズ
GDMS ジャストシステム
<<オンラインストレージサービス>>
製品/サービス名 開発元
Microsoft Office 365 日本マイクロソフト
Google Drive グーグル
Dropbox Business Dropbox
OneDrive for Business 日本マイクロソフト
Box Box
クラウドファイルサーバー 富士通
Bizストレージ ファイルシェア NTTコミュニケーションズ
AZCLOUD ファイルサーバ 富士通マーケティング
BIGLOBEクラウドストレージ ビッグローブ
KDDIファイルストレージ KDDI
PrimeDrive ソフトバンクテレコム
フレッツ・あずけ~るPROプラン NTT東日本
たよれーる どこでもキャビネット 大塚商会
Citrix ShareFile シトリックスシステムズ
InternetDisk ASP ジャストシステム
GigaCC ワムネット
<<その他>>
専用のアプライアンス機器を利用
コラボレーションの一機能として利用
上記以外のパッケージ製品またはサービス
独自開発システム


本リリースの元となる調査レポート

『2019年版 中堅・中小企業のITアプリケーション利用実態と評価レポート』
10分野の業務アプリケーション(ERP、会計管理、生産管理、販売・仕入・在庫管理、給与・人事・勤怠・就業管理、 ワークフロー、コラボレーション、CRM、BI・帳票、文書管理・オンラインストレージサービス)のシェアと評価を網羅
【対象企業属性】(有効回答件数:1300社)
年商: 5億円未満 / 5億円以上~10億円未満 / 10億円以上~20億円未満 / 20億円以上~50億円未満 /50億円以上~100億円未満 / 100億円以上~300億円未満 / 300億円以上~500億円未満
従業員数: 10人未満 / 10人以上~20人未満 / 20人以上~50人未満 / 50人以上~100人未満 /100人以上~300人未満 / 300人以上~500人未満/ 500人以上~1,000人未満 /1,000人以上~3,000人未満 / 3,000人以上~5,000人未満 / 5,000人以上
業種: 組立製造業 / 加工製造業 / 建設業 / 卸売業 / 小売業 / 流通業(運輸業) /IT関連サービス業 / 一般サービス業 / その他(公共/自治体など)
地域: 北海道地方 / 東北地方 / 関東地方 / 北陸地方 / 中部地方 / 近畿地方 / 中国地方 /四国地方 / 九州・沖縄地方
その他の属性: 「IT管理/運用の人員規模」(12区分)、「ビジネス拠点の状況」(5区分)

【分析サマリの概要】
各分野について、以下の章構成からなる分析サマリ(各30ページ前後)で重要ポイントと今後に向けた提言を詳説
第1章:製品/サービスのシェア動向
「導入率」「製品/サービスの導入社数シェア」「製品/サービスの導入年」「製品/サービスの導入背景」といった設問項目の集計結果から重要ポイントをピックアップし、製品/サービスのシェア動向に関する分析を行っている。
第2章:運用形態と端末環境
導入済みの最も主要な製品/サービスにおける「運用形態」「端末環境」「導入費用」といった設問項目の集計結果から重要ポイントをピックアップし、製品/サービスのシステム環境に関する分析を行っている。
第3章:現状の評価/課題と今後のニーズ
導入済みの最も主要な製品/サービスに関して「評価/満足している機能や特徴」「現時点で抱えている課題」「今後持つべき機能や特徴」を尋ねた設問項目の集計結果から重要ポイントをピックアップし、今後どのような機能を充実させていくべきか?などに関する分析と提言を行っている。
【レポート案内(設問項目、試読版など)】 (リンク »)
【価格】 180,000円(税別)

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〒160-0022 東京都新宿区新宿2-13-10 武蔵野ビル5階23号室
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