8年ほどGoogle カレンダーを使っている。今や紙の手帳も他のスケジュール管理アプリなども使わず、Google カレンダー一筋の、Google カレンダー愛好家である。
とにかく使いやすいのだ。予定を入れるときはもちろん、ちょっとしたTo do、忘れてはいけない細かいことを「終日の予定」として、メモ代わりに追加しておいて、それが終わると削除する。実に助かっている。
本連載では業務効率化・合理化に役立つGoogle カレンダー便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第2回目で、PCで使用する場合を想定。
1．ビデオ通話を追加して、ハングアウトしやすい環境を整える
どれだけ遠隔にいる相手とも、物理的距離を気にすることなく、会議ができるビデオ通話。互いに移動時間もかからない点で、とても素晴らしいツールだと思う。
Google カレンダー上に登録した会議でも、ビデオ通話を使う予定があるなら、事前にしておきたい設定がある。
「設定ボタン」（歯車のような形のボタン）→「設定」→「全般」→「予定の設定」から「作成した予定に自動的にビデオ通話を追加する」にチェックを入れよう。そうすると、Google カレンダー左上の「＋作成」などから、新たに予定を作成した際、「場所を追加」下に「ハングアウト」と表示されるようになる。
もし、予定ごとにビデオ通話を追加したいなら、「作成した予定に自動的にビデオ通話を追加する」からチェックは外しておこう。新たな予定作成時に「場所または会議を追加」→「ビデオ会議を追加」をクリックすると「ハングアウト」と表示される。自分に合うやり方を選んでほしい。
2．予定が通知される設定にして、準備に必要な時間を確保する
「会議の◯時間前になったら、事前に用意した資料の確認をしたい」「外出予定の◯分前になったら社用車を手配したい」など、予定の前に何らかの準備、仕込みをするために動き始めたい、という人は少なくないと思う。人にはそれぞれ、自分なりのリズムがある。
そんなときにおすすめなのが、予定の通知が来るよう設定しておくことだ。通知を設定したい予定を開き、「通知を追加」をクリックしよう。何分前（何時間前）に通知が欲しいか決めて、数字を入力して「保存」しておけば、指定時間になるとデスクトップ通知が来る。
この通知は複数個設定可能。たとえば「20分前」「10分前」など、不安であればいくつか設定しておくのもありだろう。
開始時間や終了時間の決まっていない予定（終日の予定）を入れた場合、通知の設定方法は少し異なる。通知日時の指定が「◯日（週）前の◯時」という形になる。たとえば、To doリスト代わりに終日の予定を入れておいて、適当な時間に通知が来るようにしておき、リストの存在を忘れないようにする、という使い方もできそうだ。
3．To doリストの時間指定をして、うっかりをなくす
予定をTo doリスト代わりに使うという話をしたついでに、Google カレンダーのTo doリスト機能についても言及したい。
このTo doリストを活用している人もいるのではないか。これまでもTo doリスト自体は存在していたが、2019年3月以降、「時間指定ができるようになる」というアップデートがあった。
今までのTo doリストは「終日」でしか設定できなかったため、Google カレンダーを見て確認しない限り、To doの存在を忘れてしまう……なんてことも過去にはあっただろう。しかし、時間指定ができるようになったことで、“予定のひとつ”として組み込めるようになり、To doを失念するといった機会はなくなるのではないかと思う。
さらに、毎朝9時にTo doリストがデスクトップに通知されるようにもなった。「完了」しない限り、翌朝9時にも通知が届くという力の入りよう。必ずしなければいけないTo doを絶対に忘れないために活用してみては。
第3回に続く。
