ガートナージャパン（港区）は4月17日、「クラウドオフィス」に関する予測を発表した。ここで言うクラウドオフィスとは、メールやインスタントメッセージング（IM）、ファイル共有、会議（ウェブやビデオ、音声）、ドキュメントの管理と編集、コラボレーションなど汎用的なオフィスツールやワークプレースを提供するSaaSと定義している。具体的には、「Office 365」や「G Suite」などが対象。日本において急速に普及しつつあると説明している。
チャットに代表される、コミュニケーションによってグループやチームに共同作業向けのワークスペースを提供する“ワークストリームコラボレーション”のほか、“チャットボット”“仮想デスクトップ基盤（VDI）”“契約”の4つの観点から今後3～5年間で予想する重要な変化や動向を予測している。
ワークストリームコラボレーション：2022年までに導入済みの6割の企業で対面型の会議が半減
ガートナーが2018年6月に実施した企業向けIT利用動向調査によると、従業員数2000人以上の大企業では43％が週10回以上対面型の会議に参加。多くの時間を費やしているという。
一方、大企業でワークストリームコラボレーションを標準搭載するSaaSの利用は、2017年の45％から69％へと拡大。ファイルの共有も含めたやりとりが特定のテーマごとで集約され、メールのように散乱しない、リアルタイムコミュニケーションが少人数の会議にも有効、といった点が理解されつつあるとしている。
導入担当者はツールを活用した会議の効率化、対話型の新たなコミュニケーションに期待しており、2019年と2022年では導入企業の60％で従業員が参加する対面型会議の数が半減すると予測している。
チャットボット：2022年までに大企業の人事部門の4割が人事系アプリケーションに特化したチャットボットを導入するが、大半があまり利用されない
対象が全従業員に及ぶ人事系の業務では、チャットボット、仮想アシスタント、会話型人工知能（AI）などの潜在的なインパクトは大きいという。
大手ERPベンダー、タレントマネジメントや勤怠管理関連ベンダーなどがチャットボットや仮想アシスタント、会話型人工知能 (AI) などを提供し始めるとともに、人事部門でも人事領域にITを活用するHRテックへの期待からテクノロジー活用の機運が向上。セルフサービス化や従業員満足度向上を狙い、導入企業も増加しているという。
そのほかにもチャットボットとの連携サービスを提供しているベンダーは多く、導入が増加しているという。導入済みのサービスとの連携や使い分けを検討せずに進めると、かえって従業員の混乱を招き、人事業務の効率化や従業員の満足度向上につながらない可能性があるとしている。
VDI：2022年までに導入企業の4割がOffice 365の導入によるユーザーパフォーマンスの低下を課題に抱えるようになる
VDIの導入目的はセキュリティやインフラ面の運用管理向上に次いで、ワークスタイル変革が多く、大企業になるほどその傾向が強いという。
また、ワークスタイル変革の取り組みでオンプレミスのオフィスソフトをOffice 365などのSaaSに移行する企業が増加しているという。VDIと併用する場合は従来は同じ場所にあったデータの場所が離れることが多く、ユーザーパフォーマンスの劣化、VDI構成の見直しなどが必要になるとしている。
契約：2022年までに包括割引を最優先に契約交渉したユーザーの8割で削減額以上の追加コストが発生
増加傾向にあるクラウドオフィス提案は、通常より高い割引率とユーザー数、バンドル機能数などを包括させた契約となる傾向があるという。
更新時は初回契約時の割引率は適用されないことが一般的で、機能やサービスの強化、追加が恒常的に続くことから、値上げ、内容変更による別契約の追加などの契約条件変更が想定されるという。2022年までに初回の契約更新がある場合、導入時よりもコスト増となる場合が多いとしている。
