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「Google カレンダー」大好き人間だから伝えたい“推し小技”--2021年下半期版(1)

池田園子

2021-08-03 07:30

 スケジュール管理の頼もしい相棒として、「Google カレンダー」を挙げたい。スケジュール追加、変更、削除がしやすく、シンプルな操作感が大きな魅力だ。過去のスケジュールを確認したいときも、検索ボックスにキーワードを入れるだけで、自分がいつ、どこで、何の仕事をしていたかがクリアになる。

 長年に渡るGoogle カレンダー愛用者として、ここではさまざまなティップスを取り上げていきたい。本連載では業務効率化・合理化に役立つGoogle カレンダー便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第1回目で、PCで使う場合を想定。

1.会議予定を一時的に「未定」とし、参加可否返信の抜け漏れを防ぐ

 会議の招待状が送られてくると、会議予定がGoogle カレンダー上に追加される。追加されたばかりの予定は白色だ。

 その会議に参加するかしないか、少し検討したいときもあるだろう。会議予定が白のままだとカレンダー上では目立たない。そのままにしておくと、返事を保留にしたまま、意思表示を忘れてしまうかもしれない。

 そんなときは「未定」の設定をしておくと良いだろう。未定にしておくと予定に色が付き、かつ斜線付きで表示されるため、何らかの仮予定が入っていることが一目瞭然となる。

 カレンダー上で招待状をクリック(会議予定をクリック)し、最下部の「参加しますか?」で「未定」をクリックすればOKだ。

 いろいろな会議予定が入るあまり、「この会議には参加できるけれど、あの会議には参加できなそうだ」「でも、調整すればいけるかもしれない」——といった状況もあるだろう。

 未定を選択することは、そのような多忙なビジネスパーソンであれば押さえておきたい「一次処理」方法のひとつである。

2.会議予定の日時変更をカレンダー上で提案し、日時調整を時短化する

 会議の招待状を受け取ったものの、他の会議とかぶっているため、できることならば日時を変えてほしい。そう願ったことはないだろうか。

 招待状を送ってきた相手にメールやメッセージを送り、予定の変更を依頼する方法もあるが、Google カレンダー上から変更を直接提案できるのをご存知だろうか。

 方法は簡単だ。カレンダー上で招待状をクリックし、最下部の「参加しますか?」横にある「^」をクリックすると、画面が少し大きくなる。

 続いて「新しい時間を提案」をクリックすると、日時選択画面へと遷移する。「時間の候補」で開始日時と終了日時を選択し、必要であれば「メッセージを追加(省略可)」に一言添える。

 最後に「提案を送信」しよう。カレンダー上で招待状を再度クリックすると、「提案した日時」が表示されている。

 こちらの提案した日時を相手が承認すると、カレンダー上で会議予定が移動する。それを確認したタイミングで「参加しますか?」を「はい」にすると良いだろう。

3.進捗をカレンダー上で報告し、報連相を時短化する

 自分だけの予定ではあるけれど、「この時間は、これに取り組んでいます」と誰かに伝えたいときに使うといい機能がある。

 Google カレンダーに予定を書き込んで、すべてのメンバーに見える化しておくのももちろんいいが、それに加え、伝えたい相手にメッセージを送るのである。

 該当する予定をクリックし、メールアイコン(ゲストにメールを送信)をクリック。相手のメールアドレスと件名、メッセージを入力して、「送信」をクリックすれば完了だ。

 これは相手に招待状を送るのとは違い、単に自分の予定を伝えるだけ。相手に届くメールには予定の日時と主催者、メッセージが記載されている。

 「今日この時間、この業務に取り組んでいます。今日で大体終わる見込みなので、明日の17時には共有できそうです」などとメッセージがあると、送られた側は安心感をおぼえるはずだ。

 特に、チームメンバーや上司に対し、自分が今担当している業務の進捗を共有するときなどに役立つ機能である。

 第2回に続く。

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