情報管理基盤として数多くの企業が導入している「Microsoft SharePoint Server」（以下、SharePoint）。導入前から運用時のことをイメージしておけば、利用者の使い勝手も良くなるし管理負荷も軽減される。追加の投資も抑えることができ、TCO削減にもつながるというわけだ。
そこで本稿では、「SharePoint Server」の導入・活用を成功へ導くためのポイントを紹介するとともに、それらを解決するためのソリューションを紹介する。
ポイント１： SharePoint 導入時の留意事項は？
導入時に最初に行う権限の設定。基本的にはActiveDirectoryで集中管理したいが、利用者が個人でつけている ACL やグループの問題があり、スムーズにいかないことも多い。 SharePoint の文書管理機能とファイルサーバーの共有機能は一長一短であるために、既存のファイルサーバーとの住み分けをどうするかということや、運用開始後にリストア要件変更があった場合にどうするかといった点も事前に計画に入れておきたい。
ポイント２：クラウドを必要に応じて上手く活用できるか？
オンプレミスで管理しようと思うと、ストレージをはじめとしたインフラ投資がかさんでしまう。必要に応じてクラウドを上手く活用することで、年々増加するデータのバックアップやアーカイブ、海外拠点がある場合の効率性やコスト、さらには、災害対策やBCPの課題も解決する。柔軟なクラウド基盤とインフラ管理のできるクラウドソリューションとの組み合わせを考慮するのも一つのポイントである。
ポイント３：人事異動や組織変更がスムーズに行えるか？
人事異動や組織変更による権限の変更は、管理者泣かせの煩雑な作業だ。ポイント１でも述べた権限変更の問題をはじめ、部門統合の際のコンテンツ移動がスムーズに行えるか、廃止された部門のコンテンツをどう管理するかも、あらかじめ考慮しておきたい。不要と思って削除したら後で必要だったとわかって大慌て、といったケースも見受けられる。
ポイント４：活用が進んだ時、増え続けるデータにどう対応するか？
利用者がSharePointを使えば使うほどデータが増えてきて、古いデータと新しいデータが混在してくる。頻繁に利用するデータや重要なデータがすぐに識別できるようコンテンツの重要度を見える化することが、利用者の業務パフォーマンスの向上につながる。また、あまり使わないデータの管理方法も重要だ。後で必要になるケースもあるためすぐには削除できないし、かといってそのまま放置しておくとディスクコストの無駄になってしまう。
では、こうした情報管理基盤の構築における不安を解消するには、どうすればよいのだろうか？
こうした不安を解消し、SharePoint のパフォーマンスを最大限に引き出すことのできるソリューションが10月16日にリリースされた「DocAve 6」（ドックアブ6）だ。ビジネス生産性、TCO削減、ITアシュアランスの策定に加え、企業内のコンテンツに対するセキュリティ・コンプライアンス機能を提供する。移行、外部連携、運用管理、ストレージ最適化、データ保護、レポートの６つの要素に対して、「DocAve 6」の多様なモジュールを対応させることで、SharePointの運用管理の効率化を実現する。ワールドワイドでFortune 500 企業を多く含む10,000社以上の導入実績を誇っており、SharePoint運用の定番ソリューションといえるだろう。
AvePoint 社が2011年に実施した社内調査では、「エンドユーザーパフォーマンスの向上 40%」「SharePoint データベースサイズの削減 90%」「ストレージコストの削減 50%」「管理コストの削減 63%」という結果がでており、その効果がうかがいしれる。
「DocAve」を活用することで、移行、データ管理、ストレージ最適化、運用管理がより効率的に行えるようになる。
前述の４つのチェックポイントも、この「DocAve 6」を活用することですべて解決可能だ。
ポイント１：〝 活用促進 ″を見据えた導入ができる！
ActiveDirectory だけでは行えない権限設定をはじめ、SharePoint とファイルサーバーの共存を可能にし、ストレージコストも最小化しながら管理を一元化できる。また、あらゆる粒度のリストア要件に対してスムーズに対応でき、運用開始後の手戻りもなくなる。
ポイント２：クラウド／オンプレミスのハイブリッド対応で安心管理！
柔軟で安価なクラウド基盤を必要に応じて活用することにより、災害対策、BCPをはじめ、拠点間でのデータ複製、バックアップやアーカイブに際してのストレージの柔軟な活用が行えるようになる。
ポイント３：管理者作業の集中化と自動化で人事異動や組織変更がスムーズに行える！
ActiveDirectory だけでは行えない権限クレンジング処理で人海戦術になりがちな業務が大幅に効率化。またニーズに合わせて縦横無尽にコンテンツを移動したり、古いコンテンツを論理削除することが可能だ。
ポイント４：不要なデータを自動整理、増え続けるデータにも悩まない！
コンテンツの活用度を定量的に見える化して重要なコンテンツと使われていないコンテンツを識別し、ルールに基づいて自動的に使われていないコンテンツを他のフォルダや下層のストレージに移すことが可能。管理者に負担をかけず自動的にコンテンツを整理し、SharePointがゴミ箱化するのを防いでくれる。
この「DocAve 6」に関する詳細は、「SharePoint 導入・活用を成功に導くチャレンジと Tips ～ 最新版 DocAve 6 のご紹介 ～」に記載されている。これら４つのソリューション以外にもSharePointの運用管理、そして活用のキーとなる製品群の紹介もされているのでぜひ、ダウンロードして参照していただきたい。
