メール送信時のセキュリティ対策も万全
また、宮本氏は、MIMEsweeper™ Email Applianceの大きな特長のひとつとして、メール送信時のセキュリティ対策を挙げた。同製品には強力なフィルタリング機能をサポートしている。これはメールの本文はもちろん、画像を含めた添付ファイルの内容までも深く分析する機能だ。
この機能はメールの誤送信対策としても有効といえる。例えば、A社に送るはずの見積書をB社に誤送信してしまうようなケースを想定してみよう。非常に単純なケアレスミスであるが、度重なると企業の信頼を損なうばかりか、メールの内容によっては重大な問題に発展してしまう可能性もある。
このようなリスクを回避するため、MIMEsweeper™ Email Applianceでは、メール送信時にコンテンツを深くフィルタリングし、「見積書」などの条件に合致したメールは一旦保留する。「調査結果によれば、メール誤送信の多くは送信した瞬間に気づいているので、送信メールを一時的に保留するだけで、大半の誤送信は防止できるはずである」(宮本氏)。
ここで一旦保留されたメールは、担当の上司もしくは送信者自身が再チェックした後に送信させる。もしくは、保留メールを設定されたスケジュールに沿って自動送信させることも可能だ。このようなフィルタリング、メール保留機能を活用すれば、誤送信だけではなく、不適切な表現や画像、誤った情報配信の防止にも有効だ。
さらに、MIMEsweeper™ Email Applianceと暗号化ソフトを連携させれば、フィルタリングにより、暗号化が必要と判断されたメールはゲートウェイで自動的に暗号化し、送信する。この際、メールアーカイブには暗号化前の状態で保存されるので、メールの監査もスムーズに行える。
「このように、当社では独自の手法で送信メールのセキュリティソリューションを確立してきた。MIMEsweeper™ Email Applianceを活用し、送信メールの管理を徹底すれば、内部統制の強化にも大きく貢献するはずである」と、宮本氏は、内部統制時代に向けた同社ソリューションの有用性を改めて強調し、講演を締めくくった。
