山形県が業務の効率化のためにMicrosoft Officeを再評価し、2014年度中に全庁で導入する。日本マイクロソフトが9月4日に発表した。一度はオープンソース「OpenOffice.org」に移行したユーザーが、Officeを再評価し、戻ってきた事例としてアピールしている。
山形県は、2002年に職員1人1台のPCを導入した際に、OSと事務ソフトとしてWindows XP、Office XPをそれぞれ採用した。だが2011年のOffice XPのサポート終了に際し、業務で作成した文書を永続的に活用できる汎用的なファイル形式を保つことを主な目的に、OpenOffice.orgを全面採用した。
OpenOffice.orgを2年近く運用する中で、民間、国、他の自治体などから送付されるOfficeのファイルをビューアやオフィスソフトで閲覧すると、書式やレイアウトなどが崩れる事象が発生することが分かった。手作業で細かな修正を行う頻度が予想より多かったり、Officeを導入した共用PCの利用率が想定以上に高くなったりしていたという。
山形県は2012年にOfficeを再評価に動いた。その結果、Office 2007以降では、PDF やxml、OpenDocumentなどの形式でファイルを保存することが可能になり、永続的な活用が可能になっていること、オープンソースのコミュニティを母体とした開発と異なり、マイクロソフトの製品やサービスには、数年単位で開発のロードマップが提示されていたこと、メジャーバージョンアップだけでなく、サービスパックの配布を通じてサポートが受けられることなどを評価した。
そして、庁内のPCにOfficeを順次導入し、最終的には全庁で利用できるようにすることを決めた。クライアントOSのアップグレードも並行して進行しており、2013年中には県庁職員と高校教員が使用するPCのOSをWindows 7に移行させる。
山形県企画振興部情報企画課で課長を務める奥山卓郎氏は「公共機関としては長期にわたってドキュメントを運用、保持していく必要があるため、ベンダー主導による一過性のファイル形式に頼るのは好ましくない。だがOfficeはxml、PDF、OpenDocumentなどの形式にまで対応しているため、業務用のツールとして有用」として、今回の再評価と導入の決定についてコメントしている。
