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新着記事集:「負荷分散」

AIを活用して働き方改革--第2章に向けたマイクロソフトの取り組み

阿久津良和

2017-02-21 07:30

 日本マイクロソフトは2月16日、働き方改革支援の一環として、人工知能(AI)を活用した「Office Delve」と「MyAnalytics」の活用事例に関する発表会を都内で開催した。ただし、MyAnalyticsは新しいサービスではない。以前の「Delve Analytics」を改称し、Office Delveと連携する形で2015年12月にローンチしたOffice 365 Enterprise E5に含まれる一機能である。

日本マイクロソフト Officeマーケティング本部 輪島文氏
日本マイクロソフト Officeマーケティング本部 輪島文氏

 Office 365(Exchange Online)を経由したメールの送受信件数や、Outlookに登録した会議件数などを元に社員がどれほどの時間をメール作成や会議に費やしているか、会議中の内職(議題に参加せず、他の作業を実施)しているかなどをクラウド上でカウント。

 利用したファイルや共有相手など人と人との関係性をグラフ理論でデータ化するOffice Delveを活用して、作業の効率化を図る。

 このようなソリューションが必要になった理由の1つが「グローバルレベルでITを利活用する社員は1週間の3割がメール作成や閲覧に業務時間を費やしている」(日本マイクロソフト Officeマーケティング本部 輪島文氏)という調査結果。この部分を可視化し、改善とアドバイスで効率化を目指すのが本ソリューションの目的だ。

週の3割の時間をメールに費やす現状

 また、今回の記者会見開催については「日本マイクロソフト社員自身も効率化が必要」(日本マイクロソフト コーポレートコミュニケーション本部 本部長 岡部一志氏)だと説明した。

日本マイクロソフト コーポレートコミュニケーション本部 本部長 岡部一志氏
日本マイクロソフト コーポレートコミュニケーション本部 本部長 岡部一志氏

 日本政府は「働き方改革」を重要テーマとして推進し、同社も賛同の姿勢として2011年から、柔軟な働き方を目指した各種施策を実施してきたが、今年2017年は第2章として"働き方改革"を次のステップへ進化させるため、MyAnalyticsを活用し、その結果をアピールするためと同社は開催理由を説明している。

 下図に示したMyAnalyticsのページでは、会議に費やした時間やメールの送受信、フォーカス(2時間以上集中して作業を行った)時間などが数値で示されている。さらに「検討事項」として他者とともに同席した時間がパーセンテージで示され、業務内容の分担を推奨するメッセージが見て取れる。このような活動の可視化はメールや会議にとどまらず、共同作業が多い相手の一覧や会議時間をグラフ化するなど各種情報が目に見える状態で示される。

「MyAnalytics」によるメール送受信件数や会議時間を可視化した状態
「MyAnalytics」によるメール送受信件数や会議時間を可視化した状態

 日本マイクロソフト社内では、「自身が会議時間に28.5時間/週も費やし、他者も同様の時間を消費していたことを可視化して、定例会議の開催の見直しや事前の情報共有で会議時間を削減することで、アイデアを練る時間を創出できる」(日本マイクロソフト Officeマーケティング本部 冨士野光則氏)といくつかの事例を紹介した。

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