紙の手帳を使わなくなって久しい。「Google カレンダー」が無料とは思えないほど、素晴らしく使い勝手が良いので、かれこれ7〜8年はGoogle カレンダー1本で過ごしている。
Google カレンダーに一途で、他のカレンダーアプリに“浮気”をしたことすらない。そんな私に共感する方もいるのでは。
2018年にGoogle カレンダーの便利技を上半期と下半期に分けて紹介してきた。本連載もそれに続き、業務効率化・合理化に役立つGoogle カレンダー便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第1回目で、PCで使う場合を想定。
1．予定を「1セット30分」にして、時間のコスト意識を高める
Google カレンダーに往訪や社内会議などの予定を入れるときは、「1時間＝1セット」というような思い込みをしていないだろうか。
よく考えてみてほしい。必ずしも会議を1時間やる必要はない。そんなルールはないし、だらだら1時間やるよりも、ムダを省いて30分で終わらせるほうが、自分はもちろん会社にとっても有意義だといえる。
そんな時間的なコスト意識を磨き、高めるのにおすすめなのが、「1時間を1セットと捉えない仕組みづくり」だ。
「設定メニュー」（歯車のような形のボタン）→「設定」→「予定の設定」→「デフォルトの時間」から「60分」ではなく、「15分」「30分」「45分」などの短い時間を設定しよう。
たとえば「30分」に設定しておくと、何か新規で予定を入れる際は、自動的に30分枠が表示される。
さらに「デフォルトの時間」設定下にある「会議の迅速化」にチェックを入れると、デフォルトの時間を30分にした場合は、自動的に「25分」、60分にした場合は「50分」の枠が表示される。
時間のコスト感を持って動きたい人は、この設定をしておくだけで、行動が根本から変わるはずだ。
2．参加予定だけが自動追加されるようにし、カレンダー画面の視認性を上げる
誰かがGoogle カレンダーに予定を入れてくることがある。「招待状」という形で会議や宴会などの誘いが差し込まれる。
参加の意思を示した予定であれば良いが、不参加の予定がGoogle カレンダーに入ってくると「邪魔」だと感じるもの。
そうならないよう、「設定メニュー」→「設定」→「予定の設定」→「招待状を自動的に追加」から調整しておこう。
ここで、「はい」「はい。ただし、［はい］または［未定］と返信するまで予定の通知を送信しない」「いいえ、返信した招待状だけを表示します」の3つの選択肢があるが、最後の「いいえ」を選ぶことをおすすめする。
こうしておくと、招待に「はい」と返信した、参加する予定のみがGoogle カレンダーに追加されて、見た目もスッキリする。
3．週表示をオンにして、長期的な視野を持って動ける自分になる
日々、目の前の仕事に忙殺されている。そう感じるのも無理はないくらい、人は皆それぞれ忙しいと思う。
でも、時間の使い方がうまい人や時間に関してコスト意識の高い人は、忙しい中でも日々のタスクに追われるだけではなく、先を見据えた仕事をコツコツとしているものだ。
では、どうすれば1週間などではなく、1カ月、1年など長いスパンで仕事、キャリア、自分なりの“仕事道”をとらえられるのか。
私が先月から設定し、これはいいなと自信を持って勧めたい機能がある。「設定メニュー」→「設定」→「ビューの設定」→「週番号を表示する」にチェックを入れよう。
すると、1月1日の週を「1」とし、12月最終週まで週番号がGoogle カレンダーの左端に常に表示されることになる。
1年は52週ある。現在、1年のうち何週が終わったのか。自分はこの1年をかけて成し遂げたい長期的なタスクを、現時点でどれくらい達成してきたのか。1日1日を無意味に過ごしていないか。
そういった自問自答ができ、時間の使い方をシビアに確認することができる。週表示はその点で、自分を律するのに適した機能だと思う。
第2回に続く。
