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「Google ドライブ」大好き人間だから伝えたい“推し小技”--2019年下半期版(3)

池田園子

2019-11-19 07:30

 ちょっとしたメモから原稿、社内外向けに作成した資料など、ありとあらゆるものを「Google ドライブ」に保存している。

 Google ドライブにはドキュメントの他、スプレッドシートもスライドもフォームも、何でも揃っている。何でもあるし、操作感が心地いいから、かれこれ8年ほどお世話になっている。

 本連載では業務効率化・合理化に役立つGoogle ドライブ便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第3回目で、「G Suite(ビジネス向けGoogle ドライブ)」で使用する場合を想定。

1.共有アイテムをオンにして、重要な情報にアクセスしやすくする

 個人向けGoogle ドライブとビジネス向けGoogle ドライブではいくつか違いがある。右上の「設定」ボタン(歯車のような形のボタン)→「設定」→「全般」→「候補」を見てみよう。

 おなじみの機能「クイック アクセス」の他、「共有アイテム」や「候補」などの機能が用意されている。共有アイテムにチェックを入れておくと、Googleが重要だと判断したファイルが表示される。この判断基準は精度が高いと思う。

 さらに、画面上部には自分と仕事で関わりのある、これまたGoogleが「あなたにとって重要」だと判断したユーザーが表示される。

 彼らがいつ、どのファイルを編集したのか、1人につき2つのファイルが表示されているため、彼らが直近でどんな仕事をしているのか、ひと目でなんとなくわかる仕組みだ。

 共有アイテムにチェックを入れておいて損はない。大事な情報にさっとアクセスできるよう、上手く活用してほしい機能だ。

2.ワークスペースを活用し、同系統のファイルを集約する

 2019年上半期版Google ドライブの連載で、「ワークスペース」について取り上げた。今回はそのときとは少々異なるワークスペースの使い方を紹介したい。

 おさらいとして、ワークスペースを活用するための設定を確認しておこう。「設定」→「全般」→「候補」から「[候補]をデフォルトのホームページに設定する」にチェックを入れる。すると、画面左上部に「候補」が表示される。候補の画面上部には、頻繁に開いたドキュメントや最近開いたドキュメントが表示される。

 その下にワークスペースがある。「個人用ワークスペースの作成」から新しいワークスペースを作ると、ひとつのワークスペースに対し、最大25個までファイルを追加できる。

 ここからは具体的な活用法をお伝えしたい。たとえば、毎日開くファイルは「デイリー」ワークスペースを、週に数回開くファイルは「ウイークリー」ワークスペースを作り、そこに関連するファイルをすべて集約するのも良いだろう。

 クイック アクセスやスターからアクセスするのとはまた違う整理方法である。日々のルーティン業務をする際は、そのワークスペースにアクセスすれば、業務を効率よく進めていける。

 作ったワークスペースは「非表示」にすることも可能。削除するほどではないけれど、使う機会があまりないワークスペースは非表示にすることで、画面をスッキリさせることができる。

 非表示にしたい場合は、ワークスペース名をクリックし「ワークスペースを非表示」を選択すると、候補ページ下部の「ワークスペースを非表示」に目立たない形で表示される。

3.必要なアプリを追加して、業務効率化につなげる

 Google ドライブには既に必要なツール(Google ドキュメントやGoogle スプレッドシートなどのネイティブファイル)が十分に揃っているが、さらに便利に使いたいならアプリの追加を検討しても良いだろう。

 「新規」→「その他」→「+ アプリを追加」へ進むと、Google ドライブで使えるアプリ(ツール)が数多く掲載されている。

 Google ドライブにデフォルトで入っている「Google サイト」や「Google フォーム」などのネイティブファイルには、緑のチェックマークが付いている。

 翻訳ツールや画像編集ツール、PDF圧縮ツールなど、実にさまざまなツールが揃っている。業務に必要なものがあれば、各アプリをクリックし「+接続」から追加しておきたい。

 第4回に続く。

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