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「Google ドライブ」大好き人間だから伝えたい“推し小技”--2019年下半期版(4)

池田園子

2019-11-26 07:30

 ちょっとしたメモから原稿、社内外向けに作成した資料など、ありとあらゆるものを「Google ドライブ」に保存している。

 Google ドライブにはドキュメントの他、スプレッドシートもスライドもフォームも、何でも揃っている。何でもあるし、操作感が心地いいから、かれこれ8年ほどお世話になっている。

 本連載では業務効率化・合理化に役立つGoogle ドライブ便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第4回目で、「個人向けGoogle ドライブ」を「iPhone SE」で使用する場合を想定。

1.コメントチェックや対応は細切れ時間を有効活用する

 スマホにGoogle ドライブアプリをインストールしておいて損することはない。外出先、移動中でパソコンを開きづらいタイミングなど、ちょっとした隙間時間に仕事ができるのはうれしい。

 アプリ画面下では左からホーム、スター付き、共有中、ファイルとアイコンが並ぶ。どこでもいいのでタップして、何かファイルを開いてみたい。

 ファイルを開くと画面上にタイトル、検索ボックス、コメントなどのアイコンが並ぶ。コメントをタップすると、挿入されたコメントの一覧を閲覧できる。数人でファイルをやりとりする際、それぞれがコメントを追加して、ドキュメントをブラッシュアップしていくことは珍しくない。コメントがいくつも入っていることもある。

 コメント機能を使えば、外出先でコメントを確認し、それに対応することもできるし、さらに気になるところが出てくれば、別途コメントを追加することもできる。

 たくさんコメントが入っている場合、一つひとつにきちんと対応するには、それなりに時間がかかるものだ。

 まとまった時間が取れないときでも、細切れ時間を上手く活用し、コメント対応を済ませたいときに、この機能は覚えておきたい。

2.パソコンがなくてもOK。アプリから印刷する

 Google ドライブを使っていれば、ドライブ内のファイルを印刷したことはあると思う。実はアプリからでも印刷は可能だ。

 ファイルを開いて右上の3つの丸が横並びになったボタン→「印刷」をタップすると「印刷の準備中」となる。その後「Googleクラウドプリント」「AirPrint」の2種類の印刷方法が表示される。

 Googleクラウドプリントは、あらゆるデバイスから、クラウドに接続している対応プリンタに印刷できるサービスである。

 AirPrintは別途ソフトウェアをダウンロードしたりインストールしたりしなくても、プリントできるサービスである。

 大手メーカーから発売されているプリンタモデルの大半は、Google クラウドプリントにもAirPrintに対応している。

 パソコンが手元にないが、スマホアプリでGoogle ドライブを開いている。そんなときでも印刷はできると頭の片隅に置いておきたい。

3.コピーを送信して、別アプリでもファイルを快適に確認する

 Google ドライブ内のファイルをダウンロードし、SMSやメール、LINE、Facebook、Slackなど、別のアプリで使用したいときにおすすめの機能がある。

 ファイルを開いて、右上の3つの丸が横並びになったボタン→「コピーを送信」をタップすると、前出のようなアプリが表示される。

 他にもFacebook MessengerやGoogle Keep、Twitterなども、コピーを送信できるアプリの候補となる。いずれかのアプリを選択し、宛先を選んで送信する仕組みだ。

 ファイルをダウンロードできない場合は、権限を確認したい。ファイルのオーナーがコメント権限や閲覧権限があるユーザーのコピーの送信や印刷、ダウンロードなどを無効化している可能性がある。

 今回は2019年11月時点で利用可能な機能を紹介した。Google ドライブを仕事で使うことで、業務効率化や時短化の効果が期待できると思う。またいつか良きタイミングで、お役立ち小技を取り上げたい。

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